Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Куда может понадобиться копия трудовой книжки». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Все документы, касающиеся профессиональной деятельности, работодатель обязан предоставить бесплатно. Если же вы уволились и вам понадобилась заверенная копия ТК, то делать её придётся у нотариуса за деньги.
Не всегда заверенная копия принимается в работу, наиболее встречающиеся ошибки:
- Неразборчивые записи должности, ФИО руководителя.
- В записях допущены помарки исправления.
- Копию заверяет неуполномоченное для этого лицо.
- Печать организации изношена, ее оттиск бледный, не читаемый.
- Печать стоит полностью на записях копии трудовой или чистом месте листа, не захватывая записи трудовой.
- Копии не читаемые, бледные из-за отсутствия достаточного количества краски в картридже копировального аппарата.
- Не все страницы пронумерованы при пломбировании последнего листа копии.
- Не все страницы заверены, из-за невнимательности ответственного сотрудника.
Как заверить копию трудовой книжки работника в 2023 году
Трудовая книжка является одним из главнейших документов, фиксирующих трудовые отношения.
Она содержит важную информацию о профессиональном «багаже» работающего гражданина, заслуженных поощрениях, а также о причинах его увольнения с предыдущих должностей.
Обязанность по ее заполнению лежит на работодателе, а хранится этот документ в кадровой службе, с возможностью выдачи на руки только увольняемым работникам.
Между тем нередки ситуации, когда человеку требуется копия указанной книжки для предоставления в ту или иную инстанцию. Как ее получить, если книжка находится не у вас, а у работодателя? Кроме того, простая копия будет недействительной, она обязательно должна быть определенным образом заверена.
Рассмотрим, как правильно осуществить эту процедуру и не допустить некоторых распространенных ошибок, чтобы полученная копия действительно была актуальной по месту предоставления.
Куда нужна копия трудовой книжки?
Копия обязательно должна быть качественной. Если на какой-либо ее странице будет плохо видно какое-то слово, печать или подпись, то лучше переделать заново.
Каждая страница должна быть помечена надписью «копия верна». Рядом ставится подпись, подтверждающая достоверность информации. Это не обязательно должна быть подпись руководителя предприятия. Вместо него может расписаться, например, начальник отдела кадров. Рядом с автографом должна быть написана расшифровка должности и фамилии.
Страницы копии желательно пронумеровать. Круглая печать предприятия подтверждает достоверность предоставляемой информации. Ее лучше всего поставить рядом с подписью (или прямо на ней).
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Как правильно заверить копию трудовой книжки
Снять копию с рассматриваемого документа для специалистов кадрового отдела фирмы труда не составит. Но как заверить копию трудовой книжки?
С 01.07.2018 порядок оформления заверительных надписей, в т. ч. на копиях трудовых книжек, установлен новым нацстандартом «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (ГОСТ Р 7.0.97-2016, утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст в ред. от 14.05.2018). Согласно этому стандарту правильная заверительная надпись при выдаче копии документа для представления в другую организацию должна выглядеть так (она может быть рукописной, а может быть в виде штампа):
Подлинник документа находится в ООО «ХХХ» в деле № Х за ХХХХ год.
Должность Подпись Расшифровка
Но для копии трудовой книжки будут три дополнительных нюанса:
Понятие данного документа
Как заверить трудовую книжку для банка? Трудовая книжка представляет собой документ, который содержит историю рабочей деятельности гражданина. В ней указываются данные о человеке, на которого она заведена (ABJ, дата и год рождения), о его образовании (например, высшее, среднее профессиональное и так далее), профессии и специальности. Заводят заверенную копию трудовой книжки (для банка) работнику на его первом месте работы отделом кадров. Платить за ее изготовление не нужно. В документ вносятся данные о поступлении на должность, переводе на другую позицию, присвоении классного чина, увольнении и другие. Каждая запись заверяется подписью человека, отвечающего за кадровое делопроизводство. Запись о прекращении отношений с работодателем обязательно удостоверяется личной подписью сотрудника.
Общая вводная информация
Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.
Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.
Где взять копию электронной трудовой книжки
Наиболее полные сведения о трудовом пути, содержащиеся в электронной ТК, гражданин получит в СФР. Заказанная справка (выписка) оформляется по форме СТД-СФР (Приложение № 2 к Приказу Минтруда России от 10.11.2022 № 713н). Документ формируется на основе информации обо всех местах работы владельца электронной ТК. То есть в выписке фиксируется, где, кем и как долго он трудился.
Заказать копию электронной трудовой книжки в ПФР вправе как работающий, так и неработающий гражданин (если он ранее был наемным сотрудником). Для ее получения следует предпринять одно из следующих действий:
- обратиться напрямую в отделение Социального фонда;
- отправить запрос онлайн через портал Госуслуг, если пользователь прошел регистрацию на портале;
- запросить выписку через операторов многофункционального центра.
Необходимость в таком документе может возникать по разным основаниям. Предоставлять ее следует в различные государственные органы, причем копия трудовой книжки считается действительно значимым документом. Если теряется оригинал, то это приводит к многочисленным негативным последствиям, так как восстановить ранее имеющиеся записи достаточно сложно, а особенно это актуально, если гражданин сменяет за короткий промежуток времени много мест трудоустройства.
Для чего нужна копия трудовой книжки? Наиболее часто данный документ требуется в следующих ситуациях:
- Оформление визы, необходимой для посещения других государств.
- Передача информации в ПФ относительно места работы гражданина.
- Предоставление документации в ПФ для расчета стажа работы при выходе на пенсию.
- Оформление загранпаспорта.
- Восстановление оригинала документа.
- Составление резюме, которое далее передается потенциальному работодателю.
- Получение кредита в банке или другом аналогичном учреждении.
По трудовому регистру служба безопасности банка может быстро просмотреть причины увольнения с предыдущих мест работы. И есть увольнения «по статье» должным образом определить степень надёжности клиента.
От правильности заверения зависит, сможет ли документацией пользоваться гражданин для получения разных государственных услуг, оформления важных документов или получения кредита. При наличии нарушений может быть получен отказ в принятии.
Нередко необходим данный документ срочно. Оформление копии трудовой книжки не должно занимать больше трех дней с того момента, когда передается работодателю заявление на ее создание. При нарушении данного срока может руководитель компании привлекаться к административной ответственности на основании ст. 5.27 КоАП.
Допускаются нарушения данного срока только при наличии веских причин. Запоздалая выдача копии трудовой книжки может быть обусловлена такими факторами:
- работник отсутствует на рабочем месте в тот день, когда требуется передать ему документацию;
- отказывается сам сотрудник принимать заверенную работодателем документацию.
Если гражданин в настоящее время не работает, он может сам снять копию и принести ее вместе с оригиналом в организацию, куда требуется копия трудовой книжки. Там копию заверяет сотрудником этой организации, ставит печать, а оригинал возвращает на руки обладателю.
Пенсионный фонд – это третья и самая важная организация, в которую в большинстве случаев требуется копия трудовой книжки.
Если работодатель затягивает с выдачей или вообще отказывается выдавать документы, он нарушает трудовое законодательство.
Без заявления — никаких документов
Вторая по популярности организация, где нужна копия трудовой книжки – это УФМС. В нее обращаются те, кто хотят получить или поменять загранпаспорт.
На последней странице также нужно проставить дату выдачи копии и надпись «Работает по настоящее время».
Так как получить копию электронной трудовой книжки через МФЦ можно исключительно в бумажном варианте, а через Госуслуги – только в цифровом, подписанном усиленной электронной подписью, эти способы запроса подойдут не всем.
Кроме того, важно помнить, что на последней странице копии нужно сделать запись о том, что сотрудник ещё продолжает работать в компании и в настоящее время. Конечно, если он действительно работает. Сама эта запись не отличается по своей сути от иных записей в трудовую. Всё тот же порядковый номер, дата и сама информация о работе. При этом в оригинале трудовой такие пометки недопустимы.
Плюсы электронной трудовой книжки
Быстрый доступ к информации. Вы в любое время можете посмотреть, какие сведения работодатель передал в ПФР. Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя. Чтобы получить из нее выписку или сделать копию, необходимо обратиться в отдел кадров, написать заявление и подождать до трех рабочих дней.
Дистанционное оформление пенсий. ПФР сможет оформить пенсию по данным лицевого счета без дополнительных документов.
Упрощенное получение соцвыплат. Чтобы назначить пособия и прочие выплаты, госорганы получат данные о вашей трудовой деятельности по каналам межведомственного взаимодействия. Вам не придется тратить время на то, чтобы нести в госорган заверенную копию трудовой.
Дополнительные возможности дистанционного трудоустройства. Например, чтобы устроиться на дистанционную работу, можно будет отправить работодателю по электронной почте форму СТД-ПФР или СТД-Р как подтверждение стажа.
Меньше ошибок. Такое преимущество электронной трудовой книжки называет ПФР. Видимо, подразумевается, что отчет СЗВ-ТД унифицированный, поэтому работодатели будут проявлять меньше самодеятельности в отличие от заполнения бумажной трудовой.
Высокий уровень безопасности и сохранности данных. Как известно, бумажная трудовая книжка может потеряться, сгореть или испортиться. С электронной трудовой книжкой вероятность потери данных ниже.
Где могут потребовать трудовую книжку
Если заемщик является держателем зарплатной карты банка, в котором оформляется заем, то копия может не понадобиться: все зависит от условий кредитной организации.
- Для трудоустройства: владелец книжки может взять в отделе кадров копию, чтобы вместе с ней направиться на потенциальное новое место работы. Для руководителя это может послужить доказательством наличия требующегося опыта и отсутствия негативных причин увольнения: за пьянство, кражу и т.д.
- Для пенсионного фонда: через него происходит расчет страхового стажа и пенсии.
- Для получения загранпаспорта: одним из условий ФМС является предоставление копии трудовой.
- Для восстановления оригинала трудовой, если он утерян.
Если утрата книжки произошла по вине кадровика или руководителя, то восстановлением должны заниматься они.
Нередко принимается решение сразу в день его подачи. На основании документа издается приказ о предоставлении копии.
Проставляется дата ее формирования, а также ставится подпись.
- Все листы нумеруются и скрепляются.
- установления степени платежеспособности предполагаемого клиента;
- определения его основного стабильного источника дохода;
- подстраховки для возможного взыскания суммы кредита по месту работы заемщика в случае ее невозврата.
При это нередко работники пенсионного фонда требуют от работника кадрового отдела предоставления оригинала трудовой. Следует знать, что подобное требование является незаконным и кадровику стоит отказать.
Но, в то же время, он может пойти на встречу ПФР и под подписку выдать работнику оригинал. Но следует помнить, что согласно требованиям НПД о хранении документов рассматриваемого типа, в случае его утери ответственность полностью ложится именно на работодателя.
Он обязан будет в кратчайшие сроки восстановить рассматриваемый документ. Нужна ли копия трудовой книжки для визы Для оформления некоторых документов в случае поездки за рубеж необходимо обязательно предоставлять копию трудовой книжки – не только для загранпаспорта.
Для получения копии трудовой книжки необходимо подать соответствующее письменное заявление в отдел кадров. Следует указать причину, по которой она вам понадобилась, но работодатель не имеет права отказать вам в предоставлении копии, даже если отсутствует уважительная причина, по которой был получен соответствующий запрос.
Организации, куда предоставляется копия трудовой книжки чаще всего Наиболее часто информация из трудовой книжки используется для получения банковских кредитов, так что рекомендуется указывать именно такую причину. Для оформления загранпаспорта копия этого документа по новым правилам уже не требуется.
Если вы хотите устроиться на дополнительную работу, то об этом благоразумнее будет промолчать во избежание недоразумений. Предприятия и организации готовы предоставить своим сотрудникам копии трудовой даже без указания причины.
Помимо подтверждения правдивости сообщенных будущим заемщиком сведений, банку это нужно для:
Куда нужна трудовая книжка кроме работы
Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье). Для загранпаспорта Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя. Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:
- ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
- на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).
Общая вводная информация
Каждому работодателю известно, что трудовые книжки его работников должны храниться у него, а сам он несёт ответственность за их сохранность. При этом, согласно информации, установленной в 62 статье Трудового кодекса Российской Федерации – работодатель может предоставить по запросу сотрудника оригинал книжки лишь в случае, если документ требуется сотрудникам Соцстраха, которые, в свою очередь – обязаны вернуть трудовую книжку работодателю не позднее 3 суток после её получения.
Таким образом, во всех остальных случаях – работодатель выдаёт выписку книжки или копию данного документа. Если же книжка будет утеряна или испорчена, работодатель выдаёт сотруднику её дубликат с соответствующей записью и всеми сведениями, содержащимися в утраченном безвозвратно оригинале.
Конечно, иногда довольно сложно восстановить записи, сделанные другими работодателями, ведь для внесения подобной информации необходимо присутствие документов, подтверждающих их и всё, что остаётся – это зафиксировать общий трудовой стаж.
ЭТО НУЖНО ЗНАТЬ КАЖДОМУ:
Заявление на увольнение по собственному желанию
Несоблюдение правил хранения, установленных действующим законодательством, документов – организацию и работодателя, в частности, может ждать штраф, размер которого на сегодняшний день составляет сумму:
- не более 5 000 российских рублей — для работодателя;
- от 30 000 до 50 000 российских рублей – для организации.
А потому, согласно требованиям законодателя – для надлежащего хранения документов своих сотрудников, работодатель должен иметь сейф.
Куда нужна трудовая книжка кроме работы
Причем как раз именно по этому причине в некоторых случаях не стоит предоставлять банку данный документ (если в трудовой книжке имеются записи об увольнении по статье). Для загранпаспорта Согласно ранее действующему на территории РФ законодательству для получения загранпаспорта необходимо было предоставить копию или же оригинал трудовой книжки – в зависимости от статуса работодателя. Так, для выдачи или же замены этого документа необходимо было представить:
- ксерокопию каждой страницы с печатью организации и подписью непосредственного руководителя;
- на чистый лист переписать все данные о местах трудоустройства за последние 10 лет (данный документ обязательно должен быть заверен кадровой службой работодателя).
Представители Роструда разъяснили особенности заверения копий трудовых книжек по новому ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Этот документ требует, чтобы помимо записи «Копия верна» ответственное лицо указало место, где хранится подлинник. В частности, необходимо указывать номер дела и год.