Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как правильно написать служебную записку на премирование работников». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Какой бы ни была служебная записка на премию за хорошую работу, решение о поощрении принимает исключительно руководитель. И если он ставит визу «отказать», спорить сложно. Но такое решение необходимо все-таки обосновать.
Как написать служебную записку о премировании
Для того чтобы служебная записка о материальном вознаграждении имела статус документа, подтверждающего законность начисления премии и ее размер, она должна содержать следующие сведения:
- должность и Ф.И.О начальника структурного подразделения, от чьего имени подается служебная записка;
- наименование структурного подразделения организации (филиала, отдела, отделения и т.д.), чьи сотрудники премируются;
- период, за который полагается материальное вознаграждение;
- список сотрудников подразделения, подлежащих премированию;
- размер премии каждому сотруднику (в соответствии с принятым в организации Положением о премировании – в процентах к должностному окладу или в определенной сумме).
Если в отдельных структурных подразделениях предприятия принята сдельно-премиальная форма оплаты труда, в служебную записку включаются следующие показатели:
- норма выработки;
- фактический объем выполненной работы.
При часовой оплате труда в служебную записку включаются:
- норма часов;
- фактическое количество отработанных часов;
- норма выработки;
- фактический объем выполненной работы.
В этом случае, после сообщения о совершенном нарушении, составляется меморандум о взаимопонимании для внесения предложения о депрессии. Документ о лишении премиальных выплат должен включать в себя
- В разделе меморандума об увольнении указывается причина лишения премиальных выплат, включая информацию о проступке сотрудника (она должна появиться в «теле» документа в абзаце, подчеркивающем суть проблемы).
- Предложения, просьбы не выплачивать премию, быть
- проверяется инспектором, а иногда группой заинтересованных лиц, которые подтверждают ненадлежащее отношение сотрудника к выполнению своих непосредственных обязанностей.
К меморандуму прилагаются доказательства дисциплинарных преследований, заявления о фактах и описательные записки работника, при расследовании которых будет учитываться любое решение о сохранении или прекращении выплат работнику.
К календарным праздникам
Менеджер ресторана «Престиж» в Мурманке
Петр Александрович Мясоедов
Сергей Петрович Кривлуков.
Меморандум о взаимопонимании по выплате премий за выполнение обязанностей шеф-повара Надежде Караваевой к 8 марта, Всемирному женскому дню.
Надежда Караваева отвечает за ресторан с 2010 по 2018 год. Она координирует работу кухни и самостоятельно разрабатывает рецепты новых блюд, которые привлекают клиентов в ресторан.
Она составляет и дополняет меню, контролирует и управляет расходами на продукты питания и инвентарь, а также занимается маркетинговыми инициативами. Шеф-повар готовит блюда для крупных торжеств и специальных мероприятий. Благодаря ее работе с января по март 2018 года количество постоянных клиентов увеличилось на 15%.
За этот период жалоб на работу ресторана не поступало.
В связи с вышеизложенным прошу Караваеву Н.Г. 20000 рублей по результатам ее работы.
Старший директор (подпись) Криворуков С. П.
Законодательно не установлено, что, для того, чтобы поощрить сотрудника должен быть составлен документ в виде служебной записки. Событие может быть оформлено в любой форме, утвержденной в организации.
Однако, большинство компаний используют именно служебную записку, так как именно в ней можно отразить всю необходимую информацию, помогающую принять решение руководству в отношении конкретного специалиста.
Причины, по которым возможно поощрение:
- внесение рационализаторского предложения;
- значительное перевыполнение плана;
- выпуск продукции на протяжении определенного времени без брака (хорошая работа);
- предотвращение нанесения урона имуществу;
- привлечение новых клиентов;
- активное участие в общественной деятельности и юбилей.
В любом из этих случаев уместно будет инициировать это событие, составив служебную записку. Поощрение может носить как материальный характер, так и моральный.
Есть ли разница при оформлении выплаты на себя и на работника?
Справка. Служебную записку о премировании работника пишет его непосредственный начальник, руководитель более высокого ранга или член трудового коллектива, уполномоченный трудовым договором.
Она направлена прежде всего на просьбу о поощрении сотрудника. Рассматривается такая записка исключительно вышестоящим органом, который имеет право распоряжаться бюджетом учреждения или же корпорации. В некоторых компаниях такие вопросы могут решаться коллективным советом работников или же учредителей организации.
Служебная записка о премировании на себя составляется самим работником, желающим получить материальное поощрение. В ней он просит работодателя выплатить ему финансовое вознаграждение, аргументируя свою просьбу информацией о качественно выполненной им работе, например, перевыполнении плана, заключении выгодного контракта, принесшего компании прибыль.
Служебная записка на себя пишется от своего имени, соответственно в шапке документа должна быть указана фамилия сотрудника, который просит о премии, а внизу документа – его подпись.
Как показывает практика, у работника, который обращался к руководителю в личном порядке и убедил начальство в том, что он заслуживает получение денежного вознаграждения, шансы получить его намного выше. В этом случае написание служебной записки на премию для себя является формальностью, дающей официальные основания для совершения выплат.
Такую служебную записку желательно завизировать у непосредственного начальника, после чего зарегистрировать в специальном журнале регистрации входящей документации и подать на рассмотрение вышестоящему руководству.
Служебная записка на премию
Служебная записка представляет собой вид внутреннего документа организации, с помощью которого можно оперативно решать служебные дела. Её цель – уведомление лица о какой-то проблеме, событии либо внесении предложения. Служебная записка о поощрении сотрудников составляет по внутренним правилам той или иной компании, так как единого унифицированного шаблона подобного документа не существует. Так, в ней должны отображаться следующие ведомости:
- адресат с указанием ФИО человека, а также его должности;
- данные составителя бумаги;
- наименование документа, его номер и дата составления;
- суть вопроса;
- предложение либо ожидаемые действия адресата;
- подпись составителя.
Как оформить поощрения правильно
Чтобы сотрудник получил премию за свою работу, рассмотрим пошаговую инструкцию, как происходит это на предприятии:
Сначала разрабатывается внутренняя нормативная документация, в которой прописывается вся информация, касающаяся поощрения:
- сроки выплат;
- суммы – фиксированные или процент;
- частота выплат;
- причины премирования;
- характер выплат – разовый или постоянный;
- источники выплат премий.
Если не прописать все условия в локальных документах, то руководству придется прописывать все это отдельно в каждом новом заключенном трудовом договоре с сотрудником. Присутствие положения о премирования поможет избежать претензии со стороны проверяющих структур и исключить финансовые недовольства со стороны работников.
- Далее определяют ряд лиц, выполненную ими работу, их результативность – количественные показатели.
- Устанавливается период выплаты (с ближайшей заработной платой, по окончании квартала, года).
- Производится расчет суммы, в зависимости от установленных условий (фиксированная ставка, процент от зарплаты, процент от выполненный работы или от работы сверх нормы).
- Составляется служебная записка в соответствии с разработанным ГОСТом, этот документ фиксируется в документообороте после согласования с руководителем фирмы.
Вполне вероятно, что подсчет количественных показателей работы, выполненной сотрудником, требует времени, поэтому часто премиальные выплачиваются в месяце, следующем после выполненной работы или по итогу квартала.
Рассказываем, как правильно сформировать записку
Записка как деловой документ состоит из трёх структурных элементов: шапки, основного блока с выдвижением просьбы и мотивацией своего запроса, даты и подписи непосредственного начальника потенциального награждаемого. Разберемся, как правильно сформировать каждый из них.
Шапка размещается в правом верхнем углу листа бумаги. Здесь нам потребуется прописать ФИО директора компании, её полное наименование и организационно-правовую форму. Далее по тексту укажем ФИО автора служебной записки, занимаемую им должность согласно штатному расписанию.
Следующим шагом мы обращаемся к директору, утверждаем, что наш подчинённый усердно трудится, чем приносит пользу всему предприятию, заметно выделяется среди коллег по цеху. По такому поводу вы желаете поощрить его каким-либо способом. Предлагаем собственный вариант поощрения, однако не факт, что его согласуют.
В завершение работы с документом ставим дату его оформления, заверяем всё изложенное на бумаге автографом исполнителя и передаём директору на рассмотрение. Никаких сроков на рассмотрение служебной записки Трудовой кодекс не устанавливает. Здесь всё будет зависеть от особенностей документооборота в вашей компании, загруженности директора и прочих факторов. Как бы то ни было, оставить без внимания ваше обращение не должны.
Форма подачи ходатайства о начислении премии
Подготовка документов для выдачи премии — особый этап в оформлении документов. Чтобы получить надбавку, сотруднику предлагается написать заявление, в котором он изложит свою просьбу о получении премии. Такой подход — не верный, в частности, когда сотруднику предлагают заверить документ у вышестоящего руководства.
Почему работник не должен писать заявление о получении премии? Потому что заявление — это письменное оформление желания работника, а не работодателя.
Служебная записка представляет собой метод деловой переписки между структурными подразделениями организации. На практике, служебки составляют руководители определенного звена в компании — цеха, подразделения, отдела и др. Решение о денежном поощрении определенного сотрудника принимает руководство, а значит, с его стороны и происходит подача и оформление бумаг. Заявление, написанное работником, в данном случае неактуально.
Для сведения к минимуму ошибок и последующих неприятностей в документообороте компании, используется готовый бланк.
Пример служебной записки на премирование для руководителя
Уважаемый (имя руководителя),
С большим удовольствием хочу выразить Вам свою признательность и благодарность за проявленное профессионализм и высокие достижения в работе.
За последний год Ваше руководство и влияние имели огромное значение для нашей команды. Благодаря Вашему лидерству, мы достигли нескольких значимых целей и преодолели сложные испытания.
Ваше умение мотивировать и вдохновлять нашу команду является источником постоянного подъема нашего коллектива. Ваша поддержка и доверие к каждому из нас стимулирует к повышению результативности и выполнению поставленных задач.
Выбор премирования 2024 года стал неслучайным. Ваш важный вклад в нашу команду является видимым и признается многими. В результате Вашего упорного труда, мы достигли значительного роста в производительности, улучшении качества работы и сокращении затрат.
Я рад сообщить Вам, что на основании вышесказанного, руководство компании приняло решение о премировании Вас в рамках текущей программы поощрения.
Премирование не только является заслуженным признанием Вашего вклада, но и является малым, что мы можем сделать в знак признательности. Вы являетесь важной частью команды и Ваше лидерство продолжает вдохновлять нас всех.
Еще раз хочу поздравить Вас с заслуженным премированием и выразить еще раз свою искреннюю признательность.
С уважением,
(Ваше имя)
Если премируемых несколько
Если начальник подразделения хочет поощрить нескольких работников, их перечисляют списком. Удобнее это сделать в виде таблицы, в которой напротив каждого отличившегося указывают размер денежной премии и основание для ее выплаты, например, в таком виде:
№ п/п
Ф. И. О. работника
Подразделение/должность
Размер премии, р.
Основание для выплаты премии
Петров Петр Петрович
Отдел продаж, старший менеджер по продажам
Перевыполнение годового плана продаж на 35 %
Иванов Иван Иванович
Отдел продаж, менеджер по продажам
Перевыполнение годового плана продаж на 50 %
Сидоров Илья Петрович
Отдел продаж, менеджер по продажам
Перевыполнение годового плана продаж на 60 %
Когда премируют работников
Вопрос дополнительных вознаграждений находится целиком в ведении работодателя. Он сам решает, когда и за какие заслуги награждать работников. Распространены такие поводы для премирования:
- особые трудовые заслуги гражданина;
- общероссийские и профессиональные праздники;
- индивидуальные праздники и особые даты работника, например, юбилей, выход на пенсию, юбилей службы в организации.
К трудовым заслугам относят:
| Увеличение выработки | Повышение количества произведенных единиц выработки по итогу определенного количества времени |
| Повышение качества | Снижение количества брака, возвратов от потребителей, увеличение качественных показателей оказываемых услуг |
| Экономичность | Снижение затрат, как денежных, так и временных или человеческих, на производство одной единицы выработки |
| Рационализация | Сотрудник выступает с инициативными предложениями по оптимизации трудового процесса и организации производства |