Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Что должен знать подотчетник в 2024 году». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
В 2024 году вступят в силу новые правила подотчета, которые регулируют порядок отчетности о расходовании денежных средств. Теперь работникам будет необходимо отчитаться о том, какие суммы им были выданы за деньги подотчет, за какие операции они были потрачены и сколько задолженности осталось по каждой сумме.
Перечисление подотчетных сумм на карту
Подотчетные суммы, предназначенные для расходов на командировку или иные цели в интересах организации, могут быть выданы сотруднику по правилам, которые регулируются законом и правилами организации. В этом случае сотрудник, который имеет задолженность перед организацией по подотчетным средствам, должен обязательно отчитаться о расходах в порядке, установленном правилами. Если сотрудник, находясь в командировке или иной служебной поездке, потратил деньги, которые он должен был использовать по назначению, то он должен будет вернуть эти деньги организации. Подотчетные суммы выдаются сотруднику в порядке, определенном правилами, и могут быть выданы как в денежной форме (наличными или безналичным переводом на зарплатную карту), так и в виде личного безналичного перевода на банковскую карту сотрудника.
Для получения подотчетных сумм сотрудник должен представить заявление о выдаче подотчетных средств, в котором указывается, на какую сумму и в какой срок он предполагает осуществить расходы. Заявление обязательно должно содержать сведения о целях и сроках проведения командировки или иной служебной поездки. Время выдачи подотчетных средств ограничивается сроками, указанными в заявлении, но не может быть более 30 дней.
Расчеты за командировку и другие цели, связанные с работой, производятся в границах полученной подотчетной суммы. Если сотрудник не успел отработать в полном объеме и вернуть средства, он должен будет оплатить задолженность из своих личных средств. В случае невозврата подотчетной суммы в организацию, все необходимые действия по взысканию задолженности могут быть предприняты в установленном законом порядке.
Подотчетные суммы могут быть выданы как наличные, так и безналичные средства. При этом подотчетные суммы, выданные в наличной форме, необходимо выдать сотруднику в дорогу по особому правилу. Сотрудник должен отчитаться по понадобившимся средствам и вернуть неизрасходованное подотчетное средство в организацию. При сдаче подотчетных средств сотрудник обязан проверить полученную сумму на соответствие фактическим затратам и расчетам. Он также должен оплатить все расходы, связанные с получением подотчетных средств.
Выдача подотчетных средств на банковскую карту сотрудника производится по усмотрению организации в порядке, установленном законом и правилами организации. В этом случае сотруднику на карту перечисляются подотчетные суммы, указанные в его заявлении. При этом все операции по перечислению подотчетных сумм на карту сотрудника регулируются правилами, установленными организацией.
Перечисление подотчетных сумм на карту сотрудника производится в течение 2-х рабочих дней с момента получения его заявления и после проверки подотчетных расходов. Сотрудник, получивший средства на подотчет, обязан использовать их только в своих служебных целях и нести ответственность за правильное и целевое использование подотчетных средств. При невыполнении сотрудником своих обязательств по подотчетным расходам и несвоевременном отчете по использованию подотчетных средств, он несет ответственность перед организацией в полном объеме.
Образец приказа о выдаче подотчетных сумм
Если вы прочли все вышеизложенное, значит перед вами стоит задача по формированию приказа о выдаче подотчетных сумм, с которым вы прежде не сталкивались. Ниже находится пример документа, на основе которого вам без труда удастся составить собственное распоряжение.
Вначале бланка напишите:
- наименование организации;
- наименование приказа;
- его номер, дату, место составления.
После этого переходите к основному блоку. Тут укажите:
- обоснование и основание для создания приказа;
- на кого возлагается обязанность по выдаче подотчетных сумм;
- максимальный размер сумм;
- период, на который они могут выдаваться;
- работников, которые имеют право получать в кассе необходимые денежные средства;
- ответственное за исполнение данного приказа должностное лицо.
В заключение соберите подписи всех сотрудников, которые указаны в документе.
Необходимость товарного чека
Часто подотчетники, помимо кассового чека, требуют у продавца выписать товарный. Аргументируют они это тем, что документ нужен бухгалтерии. На самом деле товарный чек требуется далеко не всегда.
Рассчитываясь в магазине наличными средствами или картой, покупатель получает от продавца кассовый чек. В нем должны содержаться обязательные реквизиты — их полный перечень приведен в статье 4.7 закона 54-ФЗ. Таким реквизитом, в частности, является наименование товара. Исключение пока сделано только для индивидуальных предпринимателей — они могут этот реквизит не указывать.
Так вот, если кассовый чек содержит перечень товаров и количество приобретенных позиций, требовать товарный чек необходимости нет.
Вместе с тем стоит помнить о том, что пока еще не все обязаны применять кассы. Для некоторых ИП на ЕНВД и ПСН, реализующих товары, действует освобождение до 1 июля 2019 года. Если подотчетник приобрел товары у такого предпринимателя, то товарный чек будет необходим. В нем должны быть указаны наименования приобретенных товаров и их количество. При этом указывать название товарной группы недопустимо — требуется перечислить все приобретенные позиции.
Также пока могут работать без ККТ компании и ИП, оказывающие услуги. Они вместо кассового чека должны выдать покупателю бланк строгой отчетности. БСО является фискальным документом и должен содержать те же реквизиты, что и кассовый чек.
Расчеты с подотчетными лицами
Расчеты с подотчетными лицами являются важным аспектом финансовой деятельности организации. В рамках новых правил подотчета, вступающих в силу в 2023 году, установлены определенные нормы и требования для проведения расчетов с подотчетными лицами.
Подотчетные лица получают деньги от организации для выполнения служебных обязанностей, включая командировочные расходы. При выдаче денежных средств подотчетным лицам необходимо заполнить специальную форму заявления, указав назначение и сумму авансового выдачу.
Расчеты с подотчетными лицами регулируются новыми правилами, которые предусматривают строгий контроль за использованием выданных средств. Подотчетные лица должны предоставить отчет о расходовании денежных средств, в котором указываются все расходы, совершенные в интересах организации.
Если подотчетное лицо потратило сумму, выданную ему в подотчет, на другие цели или в личных интересах, то оно обязано компенсировать эту сумму. Компенсация может быть произведена как денежными средствами, так и путем перечисления денег на карту подотчетного лица.
Заполнение отчета о расходовании денежных средств подотчетными лицами является обязательным. В отчете необходимо указать все расходы по каждой категории: командировочные расходы, питание, проживание и другие расходы, связанные с выполнением служебных обязанностей.
Расчеты с подотчетными лицами могут быть произведены в разных формах — наличными деньгами или банковским переводом. Важно соблюдать правила и требования новых правил подотчета при проведении расчетов с подотчетными лицами, чтобы избежать нарушений и штрафных санкций.
Назначение авансового отчёта
Авансовый отчёт является важным инструментом для регулирования расходов, связанных с командировками и подотчетными суммами. Его назначение заключается в том, чтобы обеспечить прозрачность и контроль над использованием денежных средств, выдаваемых работникам организации для личных расходов по командировкам.
Согласно новым правилам, работникам выдают деньги на командировочные расходы в виде авансового отчёта, который они обязаны заполнить. Форма заполнения авансового отчёта регулируется официальными правилами и заявлением о командировке.
Авансовый отчёт позволяет работникам использовать выданные им деньги на личные нужды, связанные с командировкой. Однако, подотчетные расходы должны быть обязательно обоснованы и соответствовать правилам и условиям, установленным организацией.
Основное назначение авансового отчёта — это обеспечение компенсации расходов, понесенных работником во время командировки. Сумма авансового отчёта рассчитывается исходя из расчетов предполагаемых расходов и может включать расходы на проживание, питание, транспорт и другие необходимые расходы.
Если работник потратил меньшую сумму, чем было выдано в авансовом отчёте, то он обязан вернуть неизрасходованную часть денег организации. В противном случае, если работник потратил больше, чем указано в отчёте, он должен самостоятельно возместить превышение.
Назначение авансового отчёта заключается в том, чтобы организация имела подотчетные расходы, которые могут быть прозрачно отслежены и контролированы. Это в интересах как организации, так и работников, чтобы подотчетные расходы соответствовали правилам и не превышали предельно допустимые суммы.
Обновления по спецрежимам
С 2023 года перейти на автоматизированную УСН смогут не только вновь зарегистрированные налогоплательщики, но и уже действующие, если они соответствуют требованиям, которые установлены для этого спецрежима.
При применении обычной УСН предусмотрены такие корректировки:
- изменится срок сдачи декларации — до 25-го марта (для юрлиц) и до 25-го апреля (для ИП);
- изменятся сроки уплаты авансового и годового платежей — до 28-го числа месяца после отчетного периода для авансов для всех плательщиков, до 28-го марта по годовому налогу (для юрлиц), до 25-го апреля по годовому налогу (для ИП);
- для сдачи отчетности будет применяться обновленная форма декларации по УСН;
- в перечень видов деятельности, при которых запрещено применять УСН, включили с 2023 года ювелирную деятельность.
Для выдачи денег работодателю нужно действовать так:
- оформите расходный кассовый ордер (РКО). Его должен подписать главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо (пп. 4.2, 4.3 п. 4 Указания № 3210-У).
- после того как подотчетник поставит свою подпись на РКО, кассир выдает ему деньги из кассы и подписывает РКО (пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У).
- оформите выдачу денег под отчет проводкой (статья движения денежных средств):
| Проводка | Операция |
| Д 71 — К 50 | Работнику выданы деньги под отчет |
Документальное подтверждение расходов
Легче всего работнику будет, если вы сделаете образцы всех подтверждающих документов, где будет выделена важная информация, и ознакомите его с ними.
4. Требования к подтверждающим расходы документам.
4.1. Перед покупкой работник должен спросить у продавца, выдает ли он документ, подтверждающий оплату, и если нет, то работнику не следует совершать покупку.
4.2. Перечень оправдательных документов, представляемых работником:
1) при покупках в розницу (в том числе при оплате через Интернет с доставкой или самовывозом):
— чек ККТ;
— товарный чек (если в чеке ККТ нет перечня покупок);
— счет-фактура. Работник должен потребовать его у продавца, если в чеке ККТ выделен НДС. Если продавец не выдает счет-фактуру и сумма покупки превышает 10 000 руб., то работнику не следует совершать покупку;
2) при покупках в розницу у продавца, не использующего ККТ в связи с применением специального налогового режима в виде ЕНВД или патентной системы налогообложения, — любой документ об оплате с перечнем покупок (например, товарный чек, квитанция);
3) при оплате услуг, оказываемых населению (бытовых услуг, услуг пассажирского транспорта, учреждений культуры, почты и др.№ 54-ФЗ):
— или чек ККТ. А если в нем нет наименования услуги, то еще и товарный чек (иной подобный документ с расшифровкой);
— или бланк строгой отчетности (БСО).
При приобретении работником электронных билетов документами, подтверждающими транспортные расходы, будут:
— при авиаперелете — распечатка маршрутной квитанции (электронного билета) и посадочный талон;
— при проезде на поезде и ином транспорте — распечатка электронного билета (на поезде дальнего следования — распечатка контрольного и посадочного купонов);
4) при покупках у оптового продавца:
— чек ККТ;
— товарная накладная (акт об оказании услуг или выполнении работ);
— счет-фактура (если в чеке ККТ, накладной или акте выделен НДС);
— корешок доверенности на получение ТМЦ по форме № М-2;
5) при внесении предоплаты за товары (работы, услуги), которые будут отгружены организации:
— чек ККТ;
— счет-фактура на аванс (если в чеке ККТ выделен НДС);
6) при приобретении товаров (работ, услуг) у физлиц-непредпринимателей (к примеру, в случае найма жилого помещения во время командировки):
— договор (см. Приложение № 6);
— расписка физлица в получении денег от работника (см. Приложение № 7);
7) при оплате через платежный терминал (если невозможен другой способ оплаты) — чек, выданный терминалом;
8) при внесении платы организации или предпринимателю, не связанной с расчетами за товары (работы, услуги) (например, при возврате займа, внесении пожертвования, уплате членских взносов в саморегулируемую организацию), — квитанция к приходному кассовому ордеру (ПКО).
4.3. При получении на руки указанных в п. 4.2 документов работнику следует обратить внимание на следующее.
Компенсация расходов работников в интересах организации
Правила подотчета регулируют порядок компенсации расходов, понесенных работниками в интересах организации. Если сотруднику необходимо потратить личные деньги на хозяйственные нужды организации, он может запросить выплату авансового подотчетного бюджета. В случае согласия работодателя, на сумму авансового подотчета выдаются деньги лицами, ответственными за выдачу подотчетных сумм.
Получив авансовые средства, работник обязан эффективно и целево их потратить. В конце рабочего периода сотрудник представляет отчет о расходах, который подлежит проверке. Если все расходы были осуществлены в интересах организации и подтверждены соответствующими документами, работник подает заявление на компенсацию подотчетных расходов.
По новым правилам работник может предоставить отчет и документы о расходах в виде электронного файла, что значительно упрощает процедуру подачи заявления. Компенсация подотчетных сумм может осуществляться путем перечисления денег на личную карту сотрудника или через выдачу наличных хозяйственных расчетов.
Обязательно заявление на выдачу денег под отчет
Согласно новым правилам, работы с подотчетными деньгами будет осуществляться через выдачу денег под отчет. Подотчетные суммы выдаются работникам организации в целях расходов на нужды работников в рамках служебных обязанностей.
Чтобы получить эти суммы, работник должен подать заявление на выдачу денег под отчет. В заявлении необходимо перечислить цели и суммы предполагаемых расходов, а также обосновать их необходимость в интересах хозяйственной деятельности организации.
Заявление с подотчетными расходами подлежит проверке и контролю. После выполнения деловых расчетов и предоставления отчета о потраченных суммах и использовании денег в соответствии с правилами и целями, указанными в заявлении, происходит компенсация расходов.
Таким образом, новым правилам регулируется работа с подотчетными деньгами через заявление на выдачу средств под отчет, что позволяет организации более эффективно контролировать использование денег и обеспечивать их расходование в интересах хозяйственной деятельности. Такая система также предоставляет работникам возможность работать с более четкими и прозрачными правилами в рамках своей служебной деятельности.
Изменения в правилах подотчета с 2024 года
С 2024 года вступают в силу новые правила подотчета, которые повлияют на порядок их составления и предоставления. Эти изменения были внесены с целью облегчить процедуру подотчетности, сделать ее более прозрачной и удобной для всех участников.
Одной из главных новаций является переход к электронной форме подотчетных документов. Теперь все отчеты и документы должны быть представлены в электронном виде. Это позволит сократить бумажную работу, минимизировать вероятность ошибок при заполнении и ускорить процесс их обработки и проверки.
Также с 2024 года будет введено новое требование по обязательному указанию причины и цели совершения каждой потраченной суммы. Это позволит более точно контролировать расходы и их соответствие установленным нормам и правилам. Кроме того, будет введен лимит на сумму подотчетных расходов для каждого сотрудника, что также способствует контролю за использованием средств.
Для удобства составления и предоставления отчетных документов будет создан специальный онлайн-сервис, где сотрудники смогут быстро и легко заполнить необходимые поля и загрузить сканы необходимых документов. Такой подход позволит сделать процесс подотчетности более эффективным и удобным для всех участников.
Влияние новых правил на малые и средние предприятия
Введение новых правил подотчета в 2024 году может оказать существенное влияние на деятельность малых и средних предприятий. Эти изменения повлекут за собой необходимость внесения корректировок в бухгалтерскую отчетность и изменение процессов ведения учета.
Во-первых, новые правила потребуют от малых и средних предприятий более детального и прозрачного учета расходов и доходов. Это может привести к необходимости более тщательно отслеживать и документировать все транзакции, что потребует дополнительных ресурсов и времени.
Во-вторых, предприятиям придется адаптировать свои системы учета и отчетности под новые требования. Многие малые и средние предприятия могут столкнуться с ограничениями в своей бухгалтерской инфраструктуре и необходимостью внедрения нового программного обеспечения или обучения сотрудников.
Кроме того, новые правила подотчета могут повлиять на финансовое состояние малых и средних предприятий. Введение более строгих правил подотчета может привести к увеличению расходов на учет и отчетность, что может отразиться на прибыльности и конкурентоспособности предприятий.
В целом, влияние новых правил на малые и средние предприятия будет зависеть от их готовности и возможностей приспособиться к изменениям. Необходимо аккуратно проработать все аспекты новых правил, обеспечить соответствие требованиям и гарантировать эффективную адаптацию предприятий к изменяющейся бухгалтерской практике.
Какие требования предъявляются к кассовым чекам в новых правилах?
В новых правилах, кассовые чеки должны соответствовать определенным требованиям, чтобы быть приемлемыми для использования у подотчетника в 2024 году. Ниже приведены основные требования, предъявляемые к кассовым чекам:
- Чек должен содержать печать организации, продавшей товар или оказавшей услугу.
- Чек должен содержать информацию о дате и времени совершения покупки.
- Чек должен содержать информацию о наименовании и количестве приобретенного товара или описание оказанной услуги.
- Чек должен содержать информацию о стоимости каждого товара или услуги, а также об общей сумме покупки.
- Чек должен содержать уникальный номер, который позволяет однозначно идентифицировать транзакцию.
- Чек должен содержать информацию о налогах, включенных в стоимость товара или услуги.
- Чек должен быть читаемым и понятным для потребителя.
Соблюдая эти требования, кассовые чеки в новых правилах будут являться надежными и достоверными документами, подтверждающими совершенные финансовые операции.
Чеки с нечетким штрих-кодом: действующие рекомендации:
В 2024 году кассовые чеки с нечетким штрих-кодом следует принимать у подотчетника только при выполнении определенных требований и рекомендаций.
1. Проверка подлинности:
Перед принятием чека с нечетким штрих-кодом необходимо удостовериться в его подлинности. Для этого можно воспользоваться специальными сервисами, доступными онлайн или установленными на кассовом аппарате. В результате проверки будет определено, является ли чек подлинным или подозрительным.
2. Доступность информации:
Чек должен содержать основные данные о проведенной транзакции, включая сумму, дату и время, наименование товара или услуги. Рекомендуется принимать чеки, которые содержат достаточно четкую информацию о сделке.
3. Формат:
Чеки с нечетким штрих-кодом следует принимать только в установленном формате. Такие чеки должны быть оформлены в соответствии с требованиями законодательства и содержать необходимую информацию в понятной форме.
Если вы соблюдаете эти рекомендации, то сможете принимать кассовые чеки с нечетким штрих-кодом у подотчетных лиц в 2024 году.