Передача дел при увольнении сотрудника новому сотруднику

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Передача дел при увольнении сотрудника новому сотруднику». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Акт приема-передачи дел позволяет снять ответственность нового сотрудника за действия предшественника. Организовать проверку и создать условия для ее проведения должен руководитель организации. Процедура происходит после издания приказа. Акт составляется ее сторонами. Порядок процедуры и форма акта не регулируются законодательством. Документ составляется в произвольной форме на листе формата А4. Обычно он имеет вид бухгалтерской описи документов.

Как оформить акт приемки-передачи дел

По окончании процесса составляют акт приемки-передачи дел произвольной формы. Он включает:

• Ф.И.О. и должности передающих и принимающих дела работников;
• название переданных документов и их количество;
• наименование передаваемых ценностей и имущества, их количество;
• если были действия по обучению сотрудника приемам работы, передано описание проектов с указанием стадий их выполнения, это тоже нужно отразить в акте;
• при выявлении расхождений в ходе пересчета дел и ценностей результаты нужно зафиксировать в документе;
• в акте должны быть подписи передавшего и принявшего работника, а также членов комиссии, присутствовавших при передаче.

Акт приема — передачи дел: образец составления

• рабочий процесс не приостанавливался;
• трудовые права и обязательства отсутствующего работника исполнялись надлежащим образом;
• можно было реализовать оценку объема работы сотрудника, который принимает дела;
• можно было распределить зоны ответственности;
• регулировать возникновение следующих ситуаций: уход в отпуск, оформление командировки и командировочных, временная нетрудоспособность, увольнение и другие случаи, при которых работник вынужден будет отсутствовать на рабочем месте длительное время;
• принимать и обрабатывать поступающие сведения по различным каналам связи;
• осуществлять проверку документов на правильность доставки, целостность вложения;
• своевременно регистрировать поступающие документы в журнале учета, а также направление их на рассмотрение руководством учреждения и в структурные отделения организации;
• обеспечивать сохранность дел в соответствии с утвержденным регламентом.

Законодатель РФ не предусматривает унифицированного образца по заполнению документа приема-передачи дел. Каждое предприятие и организация имеют право разработать свой собственный шаблон. Если же уставом компании такое не предполагается, оформить акт приема-передачи дел можно в произвольной форме как в простом письменном виде, так и посредством печати на компьютере.

Нюансы, о которых нельзя забывать

Первое, о чем надо помнить, — заставить подчиненного передавать дела вне его рабочего времени или уже после увольнения нельзя. Поэтому распоряжение о приеме-передаче документов и ценностей можно выпустить заранее, без привязки к дате приема нового работника. Поскольку такой внутренний документ будет обязательным для исполнения, отказ можно расценивать как нарушение трудовой дисциплины. За это позволено привлекать к дисциплинарной ответственности. Кроме того, для восстановления документов, которые работник отказывает передать, работодатель вправе привлечь третье лицо и оплатить его работу. Но в таком случае расходы компании можно будет переложить на увольняющегося, но в пределах его среднемесячной зарплаты. При этом задерживать выплату остальных причитающихся сумм или выдачу трудовой книжки запрещено на уровне закона.

Еще один момент: нельзя заставить участвовать в процессе будущего сотрудника, если с ним еще не заключен трудовой договор. Если есть возможность, можно принять человека временно на свободную должность (должна иметь отношение к должности, которую в дальнейшем он будет занимать), уточнив при этом, что он обязан участвовать в процессе приема-передачи.

Что предпринять, если работник уволился, но ничего не передал? Поскольку законом такая процедура не предусмотрена, никаких санкций в отношении уволившегося быть не может. Поэтому один из вариантов — составить опись имеющихся бумаг и ценностей с приходом нового сотрудника. Это как минимум снимет ответственность с вновь принятого человека и подтвердит, что его предшественник не исполнял служебные обязанности должным образом.

Особенности ухода главного бухгалтера

У главных бухгалтеров повышенная ответственность, поэтому на законодательном уровне на них была возложена обязанность передачи дел при увольнении. Так, раньше этот вопрос напрямую регламентировался Постановлением Совмина СССР от 24.01.1980 № 59 «О мерах по совершенствованию организации бухгалтерского учета и повышении его роли в рациональном и экономном использовании материальных, трудовых и финансовых ресурсов». Затем был закон «О бухгалтерском учете» № 129-ФЗ, который утратил силу.

С 2011 года действует ФЗ «Об бухгалтерском учете» № 402, согласно которому бухгалтер ведет учет и формирует бухгалтерскую (финансовую) отчетность (если функции бухгалтера не выполняет руководитель лично). То есть справедливо и логично требовать от бухгалтера детальной передачи информации и дел. Но такого права требования у работодателя сейчас нет. Выход возможен такой: принять на время отработки увольняющегося главного бухгалтера помощника, который фактически будет рядом и сможет вникнуть в специфику работы.

Особенности увольнения главного бухгалтера

Увольнение главного бухгалтера – событие, существенно отличающееся от прекращения трудовых отношений с обычным работником. Ведь бухгалтер решает все основные финансовые вопросы организации, а также сопровождает процедуры получения доходов и совершения расходов, отвечает за уплату налогов.

Никто, кроме него не знает всех тонкостей бухгалтерской работы и ведения дел в организации, даже руководитель. Потому при увольнении главный бухгалтер обязан сообщить всю необходимую информацию о своей работе начальнику или новому сотруднику. Предоставление этой информации называется передачей дел .

Передавать свои дела обязаны все главные бухгалтерские работники – от этих дел зависит дальнейшая работа всего предприятия.

Ответственность главного бухгалтера сохраняется за ним при увольнении за все его решения, принятые во время работы.

Еще по теме 1.4. Передача дел:

1. 4.2. Третейский суд: потенциал, обзор третейских судов РФ, специфика рассмотрения дела, примеры третейских оговорок. Ограничения в передаче дел. Рассмотрение третейским судом споров из кредитных договоров и об обращении взыскания на предмет ипотеки. Переход третейской оговорки при уступке прав
2. 62. Процессуальный порядок рассмотрения дел об административных правонарушениях.
3. 64.Рассмотрение дела в порядке надзора в Президиуме ВАС РФ, полномочия Президиума.
4. 35. Территориальная подсудность и ее виды. Порядок передачи дела из одного суда в другой суд.
5. Понятие и виды подсудности. Виды территориальной подсудности. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дел в другой суд.
6. Билет №31 1. Последствия несоблюдения правил подсудности. Порядок передачи дела в другой суд.
7. Порядок обращения и рассмотрения дел в Европейском Суде по правам человека. Акты Суда и их исполнение.
8. Приостановление судебного производства по делу, исполнения судебного решения

Процедура проверки, пересчета, передачи дел и ценностей

Все документы при передаче должны быть сшиты в папки. Комиссия принимает их по описи, сверяя наименование дел и документов с данными в ней. Проверяют фактическое наличие ценностей, которые числятся под ответственностью увольняемого лица, проводят их пересчет. Информацию о них тоже фиксируют в описи.

Для материально-ответственных лиц, передающих большой объем ценностей, проводят полноценную инвентаризацию с оформлением инвентаризационной описи, сличительной ведомости (в случае выявления отклонений). Ее результаты впоследствии включают в акт-приемки передачи.

Если помимо ценностей и документов необходимо получить сведения о находящихся в работе проектах и их текущем состоянии, целесообразно запросить с увольняющегося письменный отчет. Его составляют в произвольной форме. Он содержит подробную информацию по каждому рабочему проекту, стадии его выполнения, планируемых на ближайшее время шагах для его реализации.

Возможна ситуация, когда помимо всего вышеперечисленного необходимо, чтобы уходящий сотрудник обучил преемника базовым приемам выполнения работы. Например, это может быть обучение формированию отчетов в программе. Такие действия так же можно предусмотреть в плане передачи дел, а факт их совершения зафиксировать впоследствии в акте приемки-передачи.

Случаи перехода ответственности при смене работников в должности

Под материальной ответственностью понимается обязанность одной стороны трудовых отношений возместить возможный ущерб другой стороне.

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями.
Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

• Директор.
• Главный бухгалтер.
• Работник отдела кадров.
• Начальник отдела.
• Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

1. Увольнение.
2. Уход на длительный больничный.
3. Отъезд в командировку или уход в отпуск.
4. Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.

Особенности расторжения трудового соглашения главным бухгалтером

Главбух также несет серьезную ответственность в рамках деятельности компании. Процесс передачи дел новому специалисту производится на основании требований Федерального закона «О бухгалтерском учете» (№402-ФЗ). Бухгалтер обязан грамотно вести учет, формируя финансовую отчетность организации. Пожалуй, это самая сложная и ответственная работа на предприятии.

При увольнении гражданин детально передает материалы последователю. Для этого стандартно формируется передаточный акт. Преемнику на основании документа вводится в курс дел и начинает работу. Стоит заметить, что документальная передача бухгалтерской отчетности не установлена законом. Поэтому наниматель не вправе требовать от человека строгого соблюдения данной процедуры.

Комментарий специалиста

Платонов Александр

Юрист

На практике чаще используется иной метод. На временную должность помощника главбуха принимается грамотный специалист, который несколько месяцев помогает ответственному лицу готовить документы и исполнять должностные обязанности. За этот период он вникает в суть происходящего и при увольнении специалиста готов оперативно заменить последнего.

1. Сначала работник должен оформить приказ о своем увольнении по собственному желанию. В приказе указывается дата увольнения и причина ухода.
2. Затем работник заполняет все необходимые документы или формы, которые требуются для оформления увольнения в соответствии с законодательством и правилами предприятия.
3. После этого работник составляет список всех необходимых документов и материалов, которые должны быть переданы преемнику.
4. Работник прикладывает к списку образец описания особенностей или инструкции по заполнению и расчету документов, если таковые имеются.
5. Затем работник осуществляет передачу всех документов и материальных ценностей преемнику, и сдача оформляется актом приема-передачи.
6. Все документы складываются в базу данных или архив, чтобы обеспечить их сохранность и доступность в случае необходимости.

Перечень передаваемых документов

При увольнении по собственному желанию работником передача дел может происходить в нескольких случаях:

1. При передаче дел при молчаливом увольнении (статья 77 ТК РФ). В этом случае работник ушел с работы без документального подтверждения своего увольнения.
2. При увольнении по собственному желанию работника (статья 80 ТК РФ). В этом случае работник оформляет заявление об увольнении и передает дела непосредственно руководителю или надзорному органу.

Какие документы точно должны быть переданы при увольнении работником? Во-первых, это документы, составляемые при приеме на работу, такие как:

• Трудовой договор,
• Приказ о приеме на работу,
• Заполненные анкеты и другие документы, предусмотренные нормативными актами и регламентированы директором предприятия.

Во-вторых, при передаче дел обязательно нужно передать документы, связанные с материальным имуществом предприятия:

• Распоряжение о передаче материальных ценностей или инструкция о передаче материальных ценностей или об учете остатков (в случае, если имущество передается или остается в подразделении).
• Акт приема-передачи должности или акт приема-передачи должности и имущества (при передаче материальных ценностей).

При передаче дел и оформлении акта передачи должности и имущества есть несколько важных моментов:

1. Необходимо получение акта передачи должности и имущества. Это позволяет избежать споров о факте передачи, а также при необходимости демонстрирует наличие полной информации о передаваемом имуществе.
2. Возможности по отрабатыванию материального имущества предусмотрены законодательством, нормативными актами оформления описей и передачи материальных ценностей- образцов нет.
3. Акт приема-передачи должности и имущества должен быть составлен в письменном виде и подписан обеими сторонами.
4. В случае отсутствия акта передачи должности и имущества правила о передаче трудовых документов и актов при передаче материальных ценностей указываются в должностной инструкции или инструкции оформлении имущества.

Таким образом, при увольнении по собственному желанию работник обязан передать определенный перечень документов, включая трудовой договор, приказы о приеме, анкеты и другие документы, а также акты передачи должности и имущества при наличии материального имущества.

Акт приема-передачи документов при смене директора

Акт приема-передачи документов при смене директора — правовой документ, формируемый в рамках корпоративных отношений. Рассмотрим, в каких случаях он составляется и в какой структуре может быть представлен.

• Для чего нужен акт передачи дел при смене директора?
• Обязан ли бывший генеральный директор передавать документы по акту?
• Передача документов бывшим директором новому: локальные нормативы
• Акт приема-передачи документов от бывшего директора к новому: структура документа
• Передача документов по акту: нюансы
• Где можно скачать образец акта передачи документов при смене директора?
• Итоги

Следует помнить о том, что все обязанности работников регулируют условия трудовых договоров и должностные инструкции. Даже нормы ст. 60 ТК РФ запрещают работодателю требовать выполнения работы, не обусловленной трудовым договором (должностной инструкцией). Поэтому о перспективе будущего увольнения необходимо подумать еще в момент трудоустройства и прописать в этих двух документах все необходимые условия. При этом не забывайте о том, что действие контракта и всех инструкций заканчивается в последний рабочий день. Поэтому все необходимые мероприятия необходимо спланировать так, чтобы все успеть до этой даты.

ВАЖНО!

Нельзя удерживать расчет с работником и выдачу ему трудовой книжки по причине того, что он не закончил процесс инвентаризации или инструктирования преемника. Все должно быть сделано в соответствии с требованиями ТК РФ в день увольнения, иначе у работодателя могут быть неприятности.

Случаи перехода ответственности при смене работников в должности

Работодатель требует передачи материальных ценностей от одного сотрудника другому, если это предусмотрено их должностями. Должности, которые могут занимать работники, от которых требуется эта процедура:

• Директор.
• Главный бухгалтер.
• Работник отдела кадров.
• Начальник отдела.
• Работник, несущий материальную ответственность (например, главный кассир, завскладом).

Поводом для смены материально ответственного лица может быть:

1. Увольнение.
2. Уход на длительный больничный.
3. Отъезд в командировку или уход в отпуск.
4. Прежний сотрудник не справился со своими обязанностями.

Похожие записи:

• Как правильно отвечать на полиграфе кандидат МВД
• Материнский капитал в Беларуси в 2024 году на третьего ребенка сколько платят
• Дарение квартиры между супругами через МФЦ