Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Порядок приемки товаров по количеству и качеству в магазине». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Инструкции не описывают процесс заказа товаров. Условия стороны описывают в договоре. Обычно в нем прописано, как именно магазин заказывает товар у поставщика: ему звонит сотрудник, присылают письмо или поставщик должен сам приехать за заказом.
Документооборот при приемке товара
Категории документов, используемые при приемке товара, можно разделить на две большие категории:
- товаросопроводительная документация поставщика;
- акты о несоответствии, оформленные магазином.
В составе ТСД могут быть документы о качестве и характеристиках продукции, а также о переходе права собственности на неё. К таким бумагам относят:
- счет;
- счет-фактура;
- технический паспорт, инструкция;
- универсальный передаточный документ;
- налоговая накладная;
- акт приема-передачи товара;
- расходная товарная накладна;
- товаротранспортная накладная;
- упаковочный лист;
- ГОСТ;
- спецификация;
- сертификат качества;
- доверенность.
Магазин заказывает товары — поставщик составляет перечень, собирает груз и готовит сопроводительные документы. Уточняет, когда будет поставка.
| Проблема Магазин не вовремя заказывает самый популярный товар — молоко в мягкой упаковке. Покупатели уходят к конкуренту. |
Как правильно Сотрудники магазина заносят товары в товароучетную систему, следят за остатками и заказывают популярные товары заранее. |
Если с товаром все в порядке, накладную нужно подписать и поставить печать. Это делает материально ответственное лицо. По умолчанию это директор магазина, он может оформить доверенность на подчиненного.
Сотрудник с доверенностью может использовать печать предприятия или не ставить печать вовсе. Тогда он предъявляет поставщику доверенность по форме М-2 и паспорт.
| Проблема Директор магазина принимает товары от поставщика сам. Когда его нет, приемка невозможна. |
Как правильно Директор магазина оформляет доверенность на сотрудника, который отвечает за приемку. |
Недостача, недопоставка, пересортица
Можно выделить следующие виды количественных расхождений:
- Недостача — в документах указано большее количество товаров, чем фактически поступило.
- Недопоставка — когда фактическое количество соответствует документам, но по договору поставки должно быть больше.
- Излишки — количество товарных единиц превышает указанное в договоре.
- Пересортица — товаров одного вида поступило больше, чем требуется, а другого вида недостаточно.
Как принимать товар: законодательное регулирование и цели
В договоре о поставке прописываются условия о внешнем виде и укомплектованности поставляемого изделия. Обязательного документа для всех сторон не существует. Многие компании руководствуются нормативно-правовым кодексом, основанным из двух директив Госарбитража СССР № П-6 и № П-7 в двадцатом веке. Если у организаций возникли спорные вопросы, то они могут сослаться на эту инструкцию. Когда в договоре не прописан такой пункт, то представители компаний ведут переговоры путем личных договоренностей. Для покупателя существует нормативный регламент приемки товара на складе по количеству и качеству п. 1 ст. 513 ГК РФ, по которому он осуществляет выборку либо на своей территории, либо на зоне поставщика.
Целью инструкций является:
- Произвести визуальный осмотр коробок.
- Выявить недостачу по численности.
- Определить непригодную продукцию.
- Обозначить место для выборки,
- Проверить сопроводительные документы представителя.
- Договориться о месте и сроках хранения брака.
В постановлении АС МО от 28.07.2015 по делу А40-89393/14 расписаны действия, если покупатель получил груз не того характера и не того объема. А если поставщику не заплатили за поставку, то суд встанет на его сторону, опираясь на акт АС МО от 21.09.2015 № Ф05-12369/15 по делу № А40-20678/15.
Что необходимо проверить при приемке товара
Кладовщик, следуя распечатанной и прикрепленной к стене инструкции, совершает следующие действия:
- Проверяет реквизиты поставщика по терминалу сбора данных.
- Инспектирует совпадения цен.
- Пересчитывает, осматривает тару и коробки.
- Узнает при каком температурном режиме перевозились скоропортящиеся продукты.
- Проверяет маркирование.
- Выборочно вскрывает коробки для визуального осмотра.
- Если обнаруживаются недостатки, то кладовщик останавливает процесс получения, повторно все пересчитывает и взвешивает.
- В конце он ставит свою подпись, дату и печать (штамп) на сопроводительных документах.
- В компьютере отображает принятие продукции.
- Вносит в программную базу штрихкоды.
- Распределяет груз по зонам хранения.
Ответственное лицо сравнивает количество реально поступившего товара и число единиц каждого наименования по документам. В большинстве случаев этот этап не вызывает затруднений: на приход ставят то количество товара, которое отражено в документах, после того, как их подписал ответственный сотрудник.
Но иногда возникают интересные нюансы. Например, как действовать в случае, если товар в приходных документах значится в килограммах, и приемщик его также принимает на вес, а продажа будет осуществляться поштучно?
Один из ярких примеров такого решения – продажа болтов и шурупов. Оптом их продают на вес, принимать в розничной точке также этот товар удобнее на вес. Но в магазине ценники на болты все мы видим поштучно.
Здесь есть несколько вариантов решения:
- После приема товара осуществлять пересчет в штуки. И на приход ставить штучный товар. Прием и приход на склад также производятся на вес. Продажа идет поштучно. А со склада списывается товар по формуле: «количество штук» * «средний вес штуки». Это решение крайне трудоемко, потому применяется не слишком часто.
- Полученный товар приходуется в электронном виде как «поступление на склад». Хорошим тоном считается отсканировать расходный документ поставщика и приложить его к приходному. Номер приходного документа должен совпадать с номером расходной накладной поставщика, чтобы при инвентаризации или возникновении спорных ситуаций сотрудники могли быстро найти оригинал документа поставщика и провести сравнение.
Склад: оптовый или розничный
Склады для хранения товаров бывают двух типов – оптовые и розничные. Если склад оптовый, себестоимость товаров считается по приходной цене. В рознице используют розничную цену продажи.
Откуда взялась эта разница?
В розничной точке применяется минимум инструментов учета. Здесь весь товар продается по одной цене, руководство не изучает прибыльность продажи разным категориям клиентов и допустимые скидки, т.к. сумма наценки стабильна и прекрасно известна. А потому учет, в том числе, в денежном эквиваленте, также ведется по упрощенной схеме, т.е. по розничным ценам.
В случае оптовой торговли наценка различным покупателям может заметно отличаться, появляются ситуационные скидки, например, связанные с общей суммой покупки и т.д. Здесь важно анализировать различные параметры продаж. Соответственно, складской учет ведется по цене поставщика, а продавцы могут работать с разными вариантами наценки.
Правила приемки товара
Закон не определяет конкретных указаний и требований для проведения приемки продукции. Важные положения прописаны в нормативных правовых актах, в частности, в 513 статье Гражданского кодекса РФ*, а основной регулятивный документ — договор поставки. Но при необходимости можно отдельно обговорить с поставщиком нюансы и условия получения товаров. Из-за этого в разных торговых точках процессы могут различаться. Мы выделили несколько основных правил, которые помогут вам грамотно осуществлять приемку товаров, избежать большинства ошибок и не терять прибыль.
- Заказывайте продукцию способом, о котором заранее — по электронной почте или телефону — условились с поставщиком.
- Ознакомьте сотрудников с инструкцией по приемке, чтобы в процессе не возникало заминок и конфликтов.
- Если сотрудничаете с несколькими поставщиками, составьте график разгрузки товаров, чтобы никому не приходилось ждать.
- Заключите с работником, принимающим грузы, договор материальной ответственности.
- Если в штате несколько кладовщиков, закрепите за ними определенных поставщиков.
- Определите, посредством каких документов оформляется приемка товара — ТТН и счет-фактура или УПД.
- При обнаружении несоответствий формируйте акт расхождений — если делать отметки в накладной, она не будет иметь юридической силы.
- Документы может подписывать директор магазина или кладовщик (при наличии доверенности на получение товара).
- Если не вскрывали упакованную продукцию, отметьте это в сопроводительной документации приемки товаров.
- Обнаружив брак после отъезда экспедитора, оповестите поставщика и сохраните упаковку до его проверки.
Порядок приемки товаров по количеству и качеству
Проверка товара на его соответствие качественным и количественным характеристикам, установленным положениями заключенного договора, может осуществляться:
- на территории поставщика — если покупатель забирает товар самостоятельно;
- на территории покупателя — если доставку осуществляет сам поставщик;
- на месте разгрузки транспортного средства, с помощью которого осуществлялась перевозка, — если товар был доставлен посредником (например, транспортной компанией).
В ходе проведения проверки представители принимающей стороны могут одновременно оценивать как качество, так и количество товара. В общем случае порядок проведения мероприятия имеет следующий вид:
- Производится выгрузка товара из тары, в которой он перевозился.
- Выполняется его осмотр, пересчет, взвешивание и прочие проверочные манипуляции.
- При отсутствии дефектов и недостачи составляется акт приемки. При их наличии приемка прекращается и устанавливается порядок дальнейших действий (как правило, приглашается представитель поставщика и, при необходимости, независимый эксперт).
Недостача, излишек или пересортица при приеме товара
Приемка товара – одна из самых важных процедур в работе склада или магазина. В случае если в процессе поступления не замечена недостача или излишнее количество продукции, то в будущем это негативно отразится на ее учете.
Самая распространенная ошибка, возникающая при приемке товара, – его недостача.
К этому приводят несколько причин:
- поставщик допустил ошибку при загрузке транспорта на своем складе;
- несоответствие качественным характеристикам, заявленных поставщиком, в том числе порча товара во время транспортировки;
- ошибка при оприходовании товара.
При выявлении недостачи, произошедшей в связи с расхождением по качеству или по количеству, необходимо заполнить акт по форме ТОРГ-2 (для российской продукции) и по ТОРГ-3 (для импортных поставок).
В случае получения количества продукции, превышающего указанное в договоре, можно:
- составить уведомление о возвращении излишка;
- принять весь товар и договориться о получении скидки;
- самостоятельно решить вопрос о продаже лишнего количества, учитывая расходы на поиск покупателя и отгрузку продукции;
- вернуть продукцию поставщику, если это условие указано в договоре.
Все действия, которые будут проводиться после выявления излишка, должны быть согласованы с организацией, совершившей отгрузку продукции, или заранее описаны в договоре.
При обнаружении недостачи одного вида продукции и излишка другого необходимо оформить документы о пересортице по форме ТОРГ-2 (или ТОРГ-3, если вы торгуете импортом) и составить претензию поставщику. Согласно правилам приемки товара такую поставку можно принять в полном объеме, не принимать или принять частично.
Например, при заказе 100 упаковок молока 2,5 % жирности в магазин привезли 80 упаковок 2,5 % и 20 упаковок 3 % жирности.
В таком случае правила приема товара в магазине допускают варианты:
- принять всю привезенную продукцию;
- принять 80 упаковок 2,5 % жирности;
- отказаться от приема всей доставленной продукции.
Приемка по количеству и качеству
Если при приемке товара обнаружено, что его реальное количество не соответствует данным накладной, то в ней вычеркиваются те строки, товаров по которым нет. Каждое такое действие подтверждается подписью ответственного сотрудника. Потом документ заменяют на исправленный.
Если товар по качеству отличается от того, что указано в сопроводительных документах или договоре, то от него нужно отказаться и составить акт о расхождении по количеству и качеству по форме ТОРГ-2 для отечественных товаров, или по форме ТОРГ-3 — для импортных. Бланк заполняется материально-ответственным лицом в присутствии представителя компании-поставщика, при этом с его согласия можно составить акт и при его отсутствии.
Качество товара можно проверить и после поставки: не позднее 10 дней, а по скоропортящимся товарам – не позднее 24 часов с момента получения.
Рекомендации для сторон договора поставки
1. К подготовке договоров поставки, так же как и к соблюдению процедуры приемки товара, надо относиться крайне внимательно. В противном случае покупателю можно проиграть споры, даже при наличии дефектов товара, а поставщику – не получить свои деньги за качественный товар. Формулируя условия договора о сроках и процедурах приемки товара, необходимо четко понимать возможности их реализации.
2. Укажите в договоре наименование и индивидуализирующие признаки товара. При заключении рамочного договора очень важно предусмотреть процедуру оформления документов, описывающих наименование товара (заявки, спецификации, товарные накладные, акты приема-передачи), не допуская при этом поставки товара на основании устных договоренностей. Помните, что наименование товара должно быть как в договоре, так и в документах, подтверждающих приемку товара.
3. Чтобы минимизировать споры о качестве товара при его приемке, установите в договоре требования к качеству одним из описанных выше способов.
4. При указании в договоре процедуры приемки товара рекомендуем:
-
покупателю: настаивать на индивидуальном порядке приемки продукции, более удобном и понятном для него на практике, и осуществить приемку товара в соответствии с ним;
-
продавцу: предусмотреть последовательность совершения действий при выявлении покупателем несоответствия товара условиям договора о качестве (порядок, сроки, форму составления и подписания актов о недостатках (рекламаций, претензий), решение вопроса об участии представителя поставщика или иных лиц при их составлении; порядок и форму направления поставщику уведомлений и претензий о выявленных недостатках и несоответствиях, обнаруженных не в его присутствии (например, при приемке товара от транспортной организации).
5. Перед заключением договора нужно проверять на надежность как поставщика, так и покупателя с помощью сервиса проверки контрагентов.
Порядок проведения приемки товаров по количеству и качеству в магазине
товар приемка годность ассортимент
Приемка товаров осуществляется по качеству и количеству согласно договору поставки в соответствии с «Правилами ведения работ о приемке товаров».
Приемка продукции в магазине «Универсам» производится продавцом или товароведом, который несут ответственность за строгое соблюдение правил приемки продукции.
При приеме груза от органов транспорта продавец или товаровед в соответствии с действующими на транспорте правилами перевозок грузов проверяет, обеспечена ли сохранность груза при перевозке, в частности:
- а) в случаях, предусмотренных в правилах, наличие на транспортных средствах или на контейнере пломб отправителя или пункта отправления, исправность пломб, оттиски на них, наличие защитной маркировки груза и исправность тары;
- б) соответствие наименования груза и транспортной маркировки на нем данным, указанным в транспортном документе;
- в) были ли соблюдены установленные правила перевозки, обеспечивающие предохранение груза от повреждения и порчи, сроки доставки, а также произвести осмотр груза.
При приеме груза от органов транспорта получатель во всех случаях, когда это предусмотрено правилами, действующими на транспорте, орган транспорта составляют коммерческий акт, а при доставке груза автомобильным транспортом — делается отметка на товарно-транспортной накладной или составляется акт.
Приемка продукции по качеству и комплектности производится на складе в следующие сроки:
- а) не позднее 20 дней, а скоропортящейся продукции — не позднее 24 час. после выдачи продукции органом транспорта или поступления ее на склад получателя при доставке продукции поставщиком или при вывозке продукции получателем;
- б) не позднее 10 дней, а скоропортящейся продукции — 24 час. после поступления продукции на склад получателя.
Проверка качества и комплектности продукции, поступившей в таре, производится при вскрытии тары, но не позднее указанных выше сроков, если иные сроки не предусмотрены в договоре в связи с особенностями поставляемой продукции (товара).
Также продавец или товаровед имеет право независимо от проверки качества товаров, произведенной им в указанные сроки, актировать производственные недостатки, если такие недостатки будут обнаружены при подготовке товаров к розничной продаже или при розничной продаже в течение четырех месяцев после получения товаров.
Акт о скрытых недостатках продукции составляется в течение 5 дней по обнаружению недостатков, однако не позднее четырех месяцев со дня поступления продукции на склад, если иные сроки не установлены обязательными для сторон правилами.
Одновременно с приемкой продукции по качеству производится проверка комплектности продукции, а также соответствия тары, упаковки, маркировки требованиям стандартов, технических условий, Особых условий, других обязательных для сторон правил или договора чертежам, образцам (эталонам).
Приемка продукции по качеству и комплектности производится в точном соответствии со стандартами, техническими условиями, Основными и особыми условиями поставки, другими обязательными для сторон правилами, а также по сопроводительным документам, удостоверяющим качество и комплектность поставляемой продукции (технический паспорт, сертификат, удостоверение о качестве, счет — фактура, спецификация и т.п.). Отсутствие указанных сопроводительных документов или некоторых из них не приостанавливает приемку продукции. В этом случае составляется акт о фактическом качестве и комплектности поступившей продукции и в акте указывается, какие документы отсутствуют.
При обнаружении несоответствия качества, комплектности, маркировки поступившей продукции, тары или упаковки требованиям стандартов, технических условий, чертежам, образцам (эталонам), договору либо данным, указанным в маркировке и сопроводительных документах, удостоверяющих качество продукции, старший продавец приостанавливает дальнейшую приемку продукции и составляет акт, в котором указывает количество осмотренной продукции и характер выявленных при приемке дефектов.
Продавец или товаровед, осуществляющий приемку продукции по качеству и комплектности, строго соблюдает правила приемки продукции и удостоверяет своей подписью только те факты, которые были установлены с его участием.
Порядок приемки товаров по количеству:
В целях сохранности продукции и товаров при поставках и создания условий для своевременной и правильной приемки поставщики обязаны обеспечить:
- — Строгое соблюдение правил упаковки и затаривания продукции, маркировки;
- — Точное определение количества отгруженной продукции;
- — Четкое и ясное оформление отгрузочных и расчетных документов, соответствие указанных в них данных о количестве продукции фактически отгружаемому количеству, своевременную отсылку этих документов получателю в установленном порядке.
Как уже было сказано, при приемке большое внимание уделяют упаковки и информации, которая на нее нанесена. Средствами товарной информации служат: маркировка; технические документы; нормативные документы и др.
Прием товара по качеству
Согласно положениям ст. 469 ГК РФ, условие о качестве товара может быть установлено заключенным между поставщиком и покупателем договором. В том случае, если такого указания в договоре нет, стороны должны руководствоваться правилом о том, что передаваемый товар должен быть пригоден для использования в тех целях, в которых обычно применяются товары такого рода (п. 2 ст. 469 ГК РФ).
Однако иногда на практике становится довольно сложно определить, в каких случаях фактические качественные характеристики товара отвечают заявленным, а в каких — не соответствуют им. Если поставщик соглашается с тем, что поставленный им товар действительно является некачественным, проблем не возникает — стороны приходят к соглашению о замене товара или возврате денег самостоятельно. Если же поставщик отрицает тот факт, что качество поставленного товара не соответствует заданным критериям, к спору стоит привлечь эксперта. Такая точка зрения изложена в постановлении АС ВВО № Ф01-2398/15 по делу А43-2698/13 от 08.07.2015.
Сроки приема товара по качеству
Чтобы проверка товара на его соответствие установленным качественным требованиям была объективной, важно соблюсти сроки ее проведения. Они регламентированы упомянутой выше инструкцией приемки по качеству и до сих пор применяются на практике при взаимодействии поставщиков и потребителей товара.
При этом сроки находятся в прямой зависимости от вида поставляемого продукта и удаленности потребителя от поставщика (исчисляться они начинают с момента поступления товара на склад получателя):
- 10 суток — если товары поставляются в пределах одного города (если товар имеет статус скоропортящегося — 1 сутки);
- 20 суток — если товары поставляются из одного города в другой (для скоропортящихся — 1 сутки).
Особые сроки установлены для товаров, поставляемых в труднодоступные местности и районы Крайнего Севера:
- 8 часов — для скоропортящихся товаров;
- 40 дней — для продовольственных товаров;
- 2 месяца — для непродовольственных (в том числе галантерейных) товаров.