Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Можно ли заключить соглашение с ПФР об обмене электронными документами не посещая отделение ПФР». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.
Организованный с ПФР электронный документооборот дает массу преимуществ для пользователей. Работодателю придется осуществить ряд действий, но в целом рабочий процесс на предприятии упростится по многим параметрам после подписания соглашения.
Как организовать подключение к ЭДО с ПФР
Необходимо заключить соглашение об электронном документообороте с ПФР. Для этого потребуются:
- Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
- Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
- Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Чаще всего эти обязанности возлагаются на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.
Документооборот с пенсионным фондом
Электронный документооборот между и регламентируется .
В соответствие с ним:Сведения: Страхователь формирует отчет, подписывает , шифрует в адрес Инспектора ПФР, после чего отправляет письмо с отчетом в ПФ, которое попадает в оператор. Оператор пересылает отчетность в УФПР по закрытым каналам связи , либо по почтовому протоколу smtp\pop3. Оператор в данном документообороте только пересылает данные, но не хранит их.
Инспектор ПФ принимает отчетность, проверяет ЭП Страхователя, дешифрует посылку. Извещение о получении (квитанция): В течение 4 рабочих суток пенсионный фонд посылает в сторону страхователя о получении файла (отчета), которая также проходит через сервер оператора.
Квитанция содержит данные об отправителе и получателе отчета, дате и времени его получения госорганом.Протокол
Преимущества электронного документооборота с ПФР
Перечень преимуществ:
- благодаря такой системе обеспечивается высокая достоверность учета и степень контроля документопотока, гарантируется обязательное соблюдение конфиденциальности;
- процедура отправления отчетности сильно упрощается — разрешается сделать это в любое время дня;
- имеется возможность оперативного исправления ошибок отправителем документации, если ПФ обнаружило таковые;
- для сотрудников финансового отдела отпадает необходимость посещения госведомства;
- при отправлении отчетности страхователь получает информацию о результате ее приема и может впоследствии внести нужные корректировки;
- появляется возможность создания электронных архивов.
Электронный документооборот удобен не только для работодателей, но и для самого госведомства. Специалисты ПФ также заинтересованы в оперативном получении документации. Тем более такая система обмена данными уменьшает риск по совершению работодателями ошибок в документах. Формируется оптимальный уровень рабочей нагрузки специалистов ПФ.
Заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР
Запрос на вход в систему выполняется в форме EPDE. Форму заявки можно получить здесь. В заявлении-анкете страхователя указывается, что он должен быть подключен в качестве участника электронного документооборота Фонда Российской Федерации по телекоммуникационному каналу связи посредством ЭДО.
Какие данные должны быть указаны в приложении:.
- Регистрационный номер ПФР
- Полное имя
- Краткое название
- Олово
- Kppi
- Зарегистрированный адрес
- Фактический адрес
- Телефон
- Адрес электронной почты.
- Регистрационный номер ПФР
- Имя
- Сунил
- Олово
- Адрес реестра
- Телефон
- Адрес электронной почты.
Информация об операторе ЭДО ПФР:.
- Регистрационный номер ПФР
- Полное имя
- Краткое название
- Олово
- Кппи.
Электронный документооборот (ЭДО) ПФР и порядок подключения к нему
Обязанность отчитываться в электронной форме возникает у тех компаний-страхователей, в которых среднесписочная численность работников превышает 25 человек, — об этом сказано в ст. 15 Федерального закона «О страховых взносах» от 24.07.2009 № 212-ФЗ. Такие работодатели должны заверять свои отчеты в ПФР усиленной квалифицированной электронной цифровой подписью и направлять по ТКС. Для этого им, конечно же, нужна такая подпись, а также бланк соглашения об электронном документообороте с ПФР. Все остальные работодатели: предприниматели, частные нотариусы и адвокаты, имеющие наемных работников, и юридические лица могут осуществлять ЭДО с ПФР по своему желанию. Правда, у самого Фонда есть целый ряд аргументов, почему это удобно и надежно. Вот только некоторые из них:
- бухгалтер не должен тратить рабочее время на поездку в отделение ПФР;
- исключена вероятность ошибки при переносе данных из бумажного отчета в базу данных Фонда;
- сдать отчет можно в любое удобное время (вечером и в выходные);
- в перспективе ЭДО станет обязательным для всех, независимо от количества работников.
Конечно, для того чтобы начать сдавать отчеты таким способом, придется понести затраты: как временные, так и финансовые. Получение квалифицированной электронной подписи стоит денег, как и договор на передачу данных и установку необходимого программного обеспечения. Хотя обычно удостоверяющие центры за общую плату могут предоставить своим клиентам как ЭПЦ, так и ПО с техподдержкой. Абсолютно бесплатно работодатель может только скачать соглашение с ПФР об электронном документообороте и заявление на подключение.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Вся информация, которой обмениваются между собой организации, является конфиденциальной, никто не имеет права разглашать ее. При обмене учитываются следующие аспекты:
- электронные документы могут быть получены только от того ресурса, который принадлежит ПФР или предпринимателю;
- файлы в процессе передачи не были изменены, правильность материалов должна быть подтверждена ЭЦП, а при необходимости обе стороны могут осуществлять перепроверку документации;
- принимающая сторона обязана составить специальную квитанцию о получении квитанции и передать ее отправителю письма.
Порядок подключения страхователя к электронному документообороту ПФР
Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:
- вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
- система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
- иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).
Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.
Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:
- установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
- воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
- назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.
Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.
Если работодатель обязан или желает отчитываться перед ПФР в электронном формате, ему следует заключить с фондом соглашение об электронном документообороте. Для этого необходимо выбрать оператора — поставщика программного обеспечения и сдать пакет документов в ПФР. Бланки соглашения и заявления о подключении к электронному документообороту ПФР можно скачать на официальной веб-странице фонда.
Преимущества электронного документооборота
С каждым годом увеличивается число компаний, применяющий документооборот для внутренних целей, а также в части взаимодействия с контрагентами и контролирующими органами. Рост интереса к электронному обмену документами объясняется рядом преимуществ:
- скорость обмена данными – адресат получает документ или информацию в течение нескольких секунд после ее отправки;
- снижение расходов – компания не несет расходы на отправку документов почтой, также снижаются трудовые затраты на посещение контрагента (контролирующего органа) для передачи документов;
- удобство использования – при наличии необходимых доступов, документ могут одновременно просматривать, редактировать, согласовывать несколько лиц.
Как правильно составить соглашение?
Соглашение об обмене электронными документами ПФР сможет принять только в том случае, если оно было правильно заполнено. Убедитесь в том, что вы корректно указали все необходимые реквизиты в качестве ИП или ООО; при необходимости вы можете проконсультироваться со специалистами ПФР.
В документе указывается информация о местном подразделении Пенсионного фонда РФ и ее представителя, также там можно найти информацию о страхователе (ФИО, регистрационный номер, предприятие, которое он представляет). Если страхователь является представителем ООО, ему придется указывать максимально полную информацию о своем предприятии.
Согласно подписанному документу, Пенсионный фонд РФ и страхователь (который в соглашении указывается, как абонент) имеют право обмениваться документами, используя для этого специальные телекоммуникационные каналы. Речь идет об официальном сайте ПФР, интернет-провайдерах и прочих системах.
Для предоставления документов в электронном виде предприниматель или представитель юридического лица должен обладать ЭЦП. Электронная цифровая подпись может заменить настоящую, используемую при оформлении бумажной документации. Ее оформлением можно заняться сразу же после регистрации ИП или ООО. Создание ЭЦП является платным, за ее получение предпринимателям придется заплатить от 5 тысяч рублей.
Цель соглашения о взаимодействии с ПФР
Данный договор заключается и преследует важную цель – уменьшить количество походов граждан в органы ПФР. Во благо этого и организуется процесс работы со страхователями для ведения заблаговременной работы с документами застрахованных лиц, уходящих на пенсию. Когда налажена работы между работодателем и ПФР сотруднику, уходящему на пенсию, нужно всего лишь в оговоренный срок прийти в Фонд, написать заявление и предоставить такие бумаги для назначения пенсии:
- паспорт;
- свидетельство обязательного пенсионного страхования;
- трудовую книжку;
- прочие подтверждающие документы и подать заявление о
Ответить на вопрос обязательно ли соглашение о взаимодействии с ПФР можно однозначно: не обязательно. По закону отсутствие договора не предусматривает какой-либо ответственности за либо наказания, но его заключение необходимо для работников, уходящих на пенсию, его следует заключить. Данный договор заключается для создания электронного обмена бумагами между сторонами с их защитой в рамках предоставления права на освобождение от выполняемых функциональных обязанностей на 2 рабочих дня один раз в год с сохранением должности и зарплаты работающим предпенсионного возраста, и тем и кто уже получает пенсию по сроку или за выслугу лет.
Электронные сканкопии документов приравниваются по своей юридической силе к бумажным носителям. Персональные данные в них должны быть сохранены и конфиденциальны, и обе стороны придерживаются следующих принципов:
- выполнение требований правовых документов по сохранности тайны;
- соблюдение защиты сведений и контроля прав доступа к ней.
Заключение Соглашение третьим лицом
Важно иметь ввиду, что если налажен электронный документооборот для назначения пенсии между сторонами по защищенным каналам связи с обеспечением сохранности сведений и их конфиденциальности, удобным будет подавать эти сведения уполномоченным сотрудником работодателя, что значительно упростит действия уходящего на пенсию лица. Это не запрещено, а наоборот приветствуется, так как информация, которую отправляет компания в ПФР относительно известных ПФР лиц позволит им обратиться за пенсией через третье лицо при помощи оформленной на него доверенности для представления интересов застрахованного лица в территориальном органе Фонда.
Придерживаясь Правил обращения граждан за пенсией, ее перерасчета, смены с одной на другой вид, граждане вправе обратиться за ней в любой срок после наступления права такого с помощью подачи соответствующего заявления лично или через доверенное лицо.
Как отправлять отчеты после подписания документов
После оформления необходимых документов организации вправе подавать отчеты. Для этого используются специальные инструменты и системы удостоверяющих центров.
Так, отчетность подается за подписью сертификата ЭЦП. Как правило, электронную подпись проставляет руководитель организации. Однако соответствующее право может быть предоставлено и главному бухгалтеру, на которого должен быть оформлен сертификат ЭЦП. Кроме этого, если отчетность будет подписана не руководителем, а сотрудником, то к соглашению между ПФР и организацией в обязательном порядке должна быть приложена доверенность.
Удостоверяющих центров довольно много и организация вправе выбрать любой из них, который имеет соответствующую аккредитацию. Среди них особо следует выделить систему СБИС, предпочтение которой отдали десятки тысяч пользователей.
При помощи системы СБИС организации могут формировать и подавать документы электронной отчетности в любые государственные органы, в том числе и в Пенсионный фонд.
В данной системе реализованы следующие возможности:
- подача отчетов по установленным формам;
- оформление пенсии сотрудникам;
- отправка писем в ПФР;
- сверка данных с ПФР.
При подключении к системе электронного обмена информацией с ПФР организация должна соблюдать следующие обязанности:
- Составить заявление об подключении к сервису и направить его в ПФР.
- Предоставить все необходимые документы и данные, такие как устав организации, свидетельство о регистрации, выписку из ЕГРЮЛ и др.
- Выбрать вид сервиса, который необходимо подключить, например, “Документооборот” или “Электронная отчетность”.
- Получить от ПФР уникальный номер организации, который будет использоваться для подписания электронных документов.
- Обеспечить работу программного обеспечения для подключения к системе ПФР.
- Направить в ПФР заявление о подключении с подписью директора организации (или уполномоченного лица).
- Если организация ранее не была зарегистрирована в системе, необходимо также произвести регистрацию в отделении ПФР, предъявив все необходимые документы.
- При необходимости пройти обучение по работе соответствующего продукта ПФР.
- В случае возникновения вопросов или проблем по подключению или работе в системе ПФР, обратиться в службу поддержки.
- Своевременно осуществлять сдачу отчетности и обмен информацией с ПФР по установленным срокам.
- Выполнять все требования Соглашения об электронном обмене информацией с ПФР.
Санкции за нарушение соглашения
При нарушении соглашения об электронном обмене информацией с ПФР могут быть применены различные санкции. В зависимости от характера нарушения и его последствий могут быть штрафные санкции, блокировка доступа к системе электронного обмена или даже аннулирование договора о подключении к системе.
О возможных санкциях и порядке их применения регламентируется соглашением между организацией и ПФР. В случае нарушения сроков предоставления информации или передачи данных, а также при наличии ошибок или искажений в предоставленных данных, ПФР может применить штрафные санкции в соответствии с установленными правилами.
При возникновении вопросов или претензий со стороны ПФР по поводу вашей работы с системой электронного обмена, вам следует обратиться в отделение ПФР в вашем регионе или обратиться в сервис поддержки ПФР для получения консультаций и решения проблем.
В случае невозможности исправить или устранить нарушение, вы можете написать заявление об отключении от системы электронного обмена. Для этого необходимо подать соответствующее заявление в отделении ПФР с указанием причины отключения. Ответственность за последствия отключения от системы лежит на вас.
Важно помнить, что соглашение об электронном обмене информацией с ПФР должно быть подписано уполномоченным лицом организации, например, директором. В заявлении о подключении к системе электронного обмена также должен быть указан номер документа, который удостоверяет полномочия лица для подписи такого заявления.
Штрафы за непредоставление отчетности
В соответствии с соглашением об электронном документообороте с ПФР, все организации обязаны предоставлять отчетность по системе.
Если ваша организация не предоставляет отчетность в установленные сроки, ей грозит штраф. Размер штрафа зависит от различных факторов, включая категорию нарушения, регион и размер организации.
Для предоставления отчетности по системе необходимо подключиться к ней. Для этого вы можете написать заявление и подписать его руководителем организации, указав ваш номер в ПФР. Ваш руководитель также может выписать заявление от вашего имени. Если вы не знаете номер вашей организации или как подключиться, вы можете обратиться в отделение ПФР в вашем регионе для получения поддержки.
После подключения и получения доступа к системе, вы сможете выбрать нужные документы для сдачи отчетности. Если у вас возникли вопросы по работе с системой, вы можете обратиться в техническую поддержку. Например, если у вас проблемы с подписью документов, вы можете узнать, как правильно оформить подпись.
Помните, что предоставление отчетности в виде электронных данных гарантирует сохранность информации и облегчает процесс обмена данными с ПФР.
Не предоставление отчетности в установленные сроки может повлечь за собой штрафные санкции. Для избежания таких штрафов необходимо внимательно следить за сроками и предоставлять отчетность вовремя.
Подключение к системе и предоставление отчетности являются важными процессами для всех организаций, сотрудничающих с ПФР. Если вы необходимо выполнить эти действия, обратитесь в отделение ПФР или обратитесь за помощью к директору вашей организации.