Личная карточка сотрудника: право или обязанность

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Личная карточка сотрудника: право или обязанность». Если у Вас нет времени на чтение или статья не полностью решает Вашу проблему, можете получить онлайн консультацию квалифицированного юриста в форме ниже.

Карточки должны вести на своих работников организации любых форм собственности и любой численности, а также ИП с работниками. Даже если у работодателя всего 1-2 сотрудника, непременно нужно завести на них личные карточки.

При хранении карточек следует строго соблюдать закон о защите персональных данных. Должна отсутствовать возможность доступа сторонних лиц к документам.

Карточка хранится у работодателя и после увольнения работника. Срок хранения определяется в зависимости от года увольнения и установлен положениями статьи 22.1 закона от 22 октября 2004 № 125-ФЗ:

• если прекращение трудовых отношений произошло ранее 2003 года, сохранять формы требуется в течение 75 лет;
• если увольнение состоялось позднее 2003 года, хранить их требуется не менее 50 лет с даты увольнения.

В отдельных случаях карточки могут передаваться в архивную службу.

Как в карточке т вписывать отпуск

Такие дополнительные листы могут быть оформлены к любому закончившемуся разделу личной карточки. Количество дополнений неограниченно, поэтому вести унифицированную форму можно в течение многих лет. Совет: в личной карточке не рекомендуется замазывать и заклеивать уже имеющуюся информацию, освобождая таким образом раздел для дальнейшего заполнения.

1. приказ, выписанный работодателем;
2. диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
3. трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
4. свидетельство о пенсионной страховке;
5. договор о принятии на работу;
6. автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
7. паспорт;
8. для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;

Что такое многотарифный счетчик «День-ночь»

Счетчик электрической энергии «День и ночь» – это прибор, позволяющий учитывать расход использования электричества. Его особенность заключается том, что оплата за энергоресурс осуществляется с помощью нескольких тарифов. Причем ночной гораздо дешевле дневного, что позволяет экономить финансовые средства.

Чтобы учитывать потребление электричества с помощью такого прибора, нужно регулярно через определенные промежутки времени, снимать показания и считать сумму платежа, учитывая тарифы дня и ночи.

Электросчетчик «День-ночь» выгодно ставить тем:

• У кого система обогрева запитана от электричества (например, теплые полы);
• У кого много приборов, работающих круглые сутки;
• Кто любит работать или смотреть телевизор ночью.

Многотарифный счетчик «День-ночь» можно приобрести в специализированном магазине, при покупке стоит попросить сертификат, подтверждающий его качество Устанавливать многотарифные приборы учета электроэнергии можно как в частном доме, так и в квартире. Внешне они выглядят привлекательнее и аккуратнее обычных черных счетчиков. Устройства «День-ночь» легко устанавливаются и просты в использовании.

Сегодня можно увидеть приборы с встроенной памятью, позволяющей вести почасовой контроль, а также с возможностью подключиться к компьютеру. Все электросчетчики можно разделить на одно – и трехфазные с механическим или электронным управлением. Более удобными считаются именно последние, из-за автоматической фиксации показаний.

Кстати, если вы захотите сменить свой старый счетчик на новый, то вначале нужно узнать, к какому количеству фаз он будет подключен. Сделать это проще всего, если посмотреть на табло своего прибора. Там указано его напряжение. Если цифра только одна (220 Вольт), то и фаза у вас одна. А если указано 220/380 – это три фазы.

Вести учет по нормам день/ночь помогает многотарифный прибор.

Суть работы этого прибора состоит в том, что он ведет учет потребляемой электроэнергии не одним показателем, а несколькими.

В этом случае присутствует четкое распределение по оплате.

Это такие виды:

• оплата в час пик (это утренние часы с 7 до 10, и вечерние часы с 17 до 21 часа);
• оплата в период полу-пик;
• и самая низкая стоимость отличает ночной тариф.

Многотарифные механизмы в отечественных домах и квартирах стали устанавливать совсем недавно. Но специалисты в один голос заверяют, что эти механизмы очень полезные.

Многие люди не хотят ставить такой вид учета, потому, что уверены в высокой сложности процесса снятия показаний и расчета суммы оплаты за потребляемую электроэнергию. Но, все обстоит не так сложно, как кажется.

Для подсчетов необходимо подготовить:

• квитанцию;
• ручку.

Допустимо ли ведение личной карточки в электронной форме

Большинство документооборота сегодня переводится из бумажной формы в электронную, это снижает вероятность ошибок, разгружает ответственных за это работников и уменьшает количество ошибок. Но не все документы могут перейти с бумажных носителей исключительно в цифровую форму.

Личная карточка, помимо внесения в нее определенных данных, допускающих существование в оцифрованном виде, предусматривает обязательную визу работника в случаях внесения изменений в трудовую книжку или издания приказов относительно:

• премирования;
• дисциплинарного взыскания;
• ухода в отпуск;
• внутреннего перевода;
• увольнения.

Любая новая запись в трудовой или изданный относительно сотрудника приказ должны отражаться в личной карточке. Сотрудника необходимо ознакомить с внесенными изменениями, что и подтверждается его росписью.

Она должна находиться:

• на 2 странице формы Т-2 – свидетельство правильности записанных сведений;
• на 3 странице – подтверждение приема на работу и переводов (если они были);
• на 4 странице – фиксация информации об увольнении.

Внимание! Вести личные карточки исключительно посредством компьютера нельзя. Однако, для удобства пользования можно дублировать определенный массив данных из формы Т-2, не требующих личного визирования.

Обязанность по заведению, внесению записей и хранению личных карточек возлагается на специально уполномоченного ответственного работника кадрового или юридического отдела.

Бланки Т-2 в организациях являются документами строгой отчетности и подлежат сохранению в течение 75 лет. При хранении их отделяют от личных дел.

На основании каких документов заполняется личная карточка

Исходными для заполнения данного регистра являются документы из пакета, подаваемого при трудоустройстве. Некоторые бумаги с нужными для Т-2 сведениями могут оформляться непосредственно в организации.

Заполняющему личную карточку потребуются такие документы сотрудника:

• трудовой договор – главный документ, отражаемый в карточке; он же является основанием для оформ
• удостоверение личности работника (паспорт);
• СНИЛС;
• ИНН – не обязателен к предъявлению при приеме на работу (если трудоустройство первое, то ИНН оформит работодатель);
• свидетельство о полученном образовании (диплом, аттестат);
• военный билет;
• анкета, содержащая данные о семейном положении, если сотрудник заполнял ее при оформлении (при отсутствии анкеты – копии свидетельства о браке, о рождении детей и т.п.);
• трудовая книжка при устройстве на основное место работы;
• справка о стаже с основного места работы – при трудоустройстве по совместительству.

Личная карточка по унифицированной форме

Личная карта оформляется при приеме работника на основании тех документов, которые предоставляет работник. В дальнейшем записи делаются на основании Приказов руководителя (Например приказа на отпуск или перевод работнику в другое подразделение). При приеме на работу сотрудник, отвечающий за оформление карточки ставит свою подпись под внесенными сведениями, а также дает расписаться новому работнику в достоверности записанных в карточку сведений. Личная карточка содержит следующие разделы:

Раздел	Что включает в себя
Общие сведения	ФИО, дата и место рождение, образование, стаж, место жительства, состояние в браке, паспортные данные, профессия
Сведения о воинском учете	Звание, категория годности, военкомат по месту жительства
Прием на работу и переводы	Дата, должность, подразделение
Аттестация	Дата, основание
Повышение квалификации	Наименование учебного учреждения, даты
Переподготовка	Специальность, диплом, дата
Награды	Наименование поощрения, дата, документ
Отпуск	Основание, вид отпуска, период
Социальные льготы	Основание, наименование льготы
Доп.сведения	–
Прекращение трудового договора	Дата увольнения, номер приказа, подписи

Прием на работу. споры вокруг личной карточки работника.

Методическими рекомендациями предусмотрены и другие правила, которые не позволяют вести карточку в электронном виде (помещение карточек в отдельные картотеки, изъятие карточек из картотеки и сдача их в архив). Кроме того, при проверке государственной инспекцией труда работодатель обязан представить запрашиваемые документы, в том числе личные карточки работников, в виде копий бумажных документов. Предоставление работодателем документов в электронной форме не допускается (п.
26 Административного регламента исполнения Федеральной службой по труду и занятости государственной функции по осуществлению федерального государственного надзора за соблюдением трудового законодательства и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права, утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты РФ от 30.10.2012 N 354н).

Личная карточка работника обязательна или нет в 2017 году

Положения о воинском учете (утв. Постановлением Правительства РФ от 27.11.2006 N 719) регламентирует заполнение сведений о воинской обязанности;

• п. 12 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (утверждены Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 N 225) устанавливают необходимость фиксировать в личной карточке сведения о работе.
• А ведь эти реквизиты не входят в перечень, приведенный в ч. 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. Поэтому, если Вы будете разрабатывать форму личной карточки самостоятельно, возьмите за основу УФ Т-2, добавив (удалив) некоторые сведения и увеличив нужные разделы. Кстати, имеет смысл увеличить раздел «Отпуск».

Нужны ли карточки сотрудников современной организации

Тот факт, что личные карты работников стали необязательными, ни в коем случае не уменьшает их значимости.

На самом деле, наличие специальных карточек учета – отличная идея. Для любого учреждения, в котором более одного сотрудника, нужны удобные инструменты ведения картотеки по кадрам.

В электронном виде они будут или в бумажном, на самом деле не так важно. Тут кому как удобно.

Ведь цель изначально была не в официальной отчётности или статистике. Каждая карточка – это своего рода досье на сотрудника, такое точно нужно было унифицировать. Она содержит:

• паспортные данные и идентификаторы (ИНН, СНИЛС и т.п.);
• отношение к военной службе, является ли он военнообязанным (мало ли, вдруг сотрудника призовут на сборы или этот человек «уклонист»);
• знание иностранных языков (может быть полезно для командировок и встреч с иностранными партнёрами);
• состав семьи;
• стаж трудовой деятельности (общий и конкретно в вашей организации);
• сведения о квалификации и образовании;
• данные об отпусках (в том числе декретном или по уходу);
• социальные льготы;
• наличие прав на управление транспортными средствами;
• награды и поощрения;
• информация о приеме на работу и об увольнении (номер трудового договора; по какой статье уволен).

Документы для заполнения личной карточки

Личная карточка работника заполняется работником кадровой службы на основании следующих документов:

• приказа (распоряжения) о приеме на работу;

• паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

• трудовой книжки или документа, подтверждающего трудовой стаж;

• страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

• документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

• документа об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Защита прав работника

Ведение личной карточки работника Т-2 в 2024 году должно быть оформлено без нарушения прав работника и с учетом соблюдения законодательства о защите персональных данных. Компании обязаны учитывать, что заполнять и обрабатывать данные, относящиеся к личной жизни работников, могут только после получения письменного согласия.

Кадровики должны быть готовы оформить карточку работника в соответствии с законом, учитывая ряд требований. На карточке необходимо указать персональные данные работника, такие как ФИО, дата рождения, семейное положение (если работник женат или есть дети), место проживания и прочие данные. Кроме того, на карточке необходимо указать данные о трудовой деятельности работника — место работы, должность, даты начала и окончания работы и другие сведения.

Компании обязаны хранить личные данные работников в локальных базах данных, соблюдая требования о конфиденциальности и безопасности персональных данных. Карточки работников должны быть доступны только определенным сотрудникам компании, ответственным за обработку этих данных.

Если работник отказывается оформить карточку или дать согласие на обработку своих персональных данных, компания не может принудительно оформить его карточку и начать вести ее. Однако компания может потребовать от работника предоставления доказательства занятости в командировке или отсутствии на работе. В таком случае работник может оформить карточку в виде отдельного приказа по усмотрению руководства компании.

Порядок заполнения личной карточки

Начинается заполнение карточки с наименования организации согласно учредительным документам.

Затем заполняется таблица, в которой указываются:

• дата составления личной карточки;

• табельный номер, который присваивается работнику;

• ИНН работника и номер страхового свидетельства государственного страхования;

• в графе «Алфавит» проставляется первая буква фамилии работника;

• в графе «Характер работы» указывается «постоянно», если работник принимается по бессрочному трудовому договору, или «временно», если по срочному;

• в графе «Вид работы» — «основная» или «по совместительству»;

• в графе «Пол» — «М» (мужской) или «Ж» (женский).

Раздел I личной карточки начинается с внесения номера и даты трудового договора.

Затем заносятся общие сведения о работнике:

• Ф.И.О., дата и место рождения, гражданство;

• знание иностранного языка;

• образование и сведения о документе об образовании;

• профессия (основная и другая);

• стаж работы;

• сведения о наличии брака и составе семьи;

• паспортные данные;

• адрес места жительства (регистрации и фактический);

• номер телефона.

Похожие записи:

• Лучшее название для транспортной компании
• Перевозка детей в автомобиле 2024 бустер
• Как получить землю под родовое поместье